Så här skapar du den bästa årsredovisningen – på alla språk!

Årsredovisningen stärker ett företags image och är ett av företagets viktigaste marknadsförings- och kommunikationsdokument. Det beror inte minst på målgruppen för rapporten, som består av personer som i allmänhet har stort inflytande på företaget och dess framtid, däribland styrelseledamöter, investerare, högre chefer och pressen. Därför är det viktigt att årsredovisningen framstår som ett topprofessionellt dokument som är välskrivet och har ett tydligt budskap, oavsett vem som läser rapporten och på vilket språk.

Det faktum att dokumentet i sig är viktigt gör att alla inblandade parter, som antingen ska författa eller översätta årsredovisningen, måste vara ytterst uppmärksamma på eventuella fallgropar. Här nedan kan du läsa några av de saker som du bör ta hänsyn till, som kan bidra till att säkra att du får den bästa årsredovisningen på alla språk.

DETTA BÖR DU TA HÄNSYN TILL NÄR DU UTARBETAR OCH ÖVERSÄTTER ÅRSREDOVISNINGEN:

1. SE TILL ATT DU HAR EN BRA UTGÅNGSTEXT

Förutom att årsredovisningen ska vara ett viktigt kommunikationsverktyg, både internt och externt, är den en av de mest omfattande skriv- och designprodukterna, som produceras av kommunikationsavdelningen. Därför krävs det såväl en god överblick som tid och planering för att åstadkomma en bra, tydlig och slagkraftig produkt.

Om årsredovisningen utarbetas under press och stress är risken ett dåligt slutresultat. Därför rekommenderas det att starta tre till fyra månader i förväg, så att det finns tid att göra en årsredovisning som mottagarna har lust att läsa och som ger ett gott intryck av företaget. I planeringsfasen kan det dessutom vara bra att avsätta tid till en extra genomgång av dokumentet, innan det skickas vidare för översättning.

2. LÅT ÖVERSÄTTA ÅRSREDOVISNINGEN SÅ ATT DEN KAN LÄSAS AV VIKTIGA INTRESSENTER

Engelska är allmänt vedertaget som det internationella språket inom finansbranschen eftersom de flesta finansmarknader har engelska som verksamhetsspråk. Det betyder emellertid inte att man enbart kommunicerar på engelska på alla marknader. Andra språk, som bland annat spanska, blir mer och mer framträdande på vissa marknader och inom vissa branscher. Det betyder att det inte alltid räcker att låta översätta årsredovisningen till engelska.

Många börsnoterade företag vill presentera sin årsredovisning på de språk som talas på marknaderna där företaget bedriver verksamhet. Det beror delvis på att man vill ta hänsyn till sina ägare, aktieägare och investerare, men också på att man vill kunna locka nya investerare eller nå ut till andra globala aktörer. Därför bör du redan från början ta ställning till vilka språk årsredovisningen ska översättas till och avsätta tid till det i tidsschemat.

3. VÄLJ EN PROFESSIONELL ÖVERSÄTTARE SOM HAR SPECIALISERAT SIG PÅ FINANSIELL ÖVERSÄTTNING

Som vi nämnde tidigare är årsredovisningen ett av företagets viktigaste dokument, och därför ska du välja skickliga och professionella översättare till uppdraget som kan se till att du får en kvalitetsprodukt på målspråken.

När du kontaktar din översättningsbyrå ser de till att välja ut exakt rätt översättarteam för ditt uppdrag. Det består av översättare som är väl förtrogna med den finansiella branschen och som känner till terminologin, jargongen och aktuella regler, krav och normer som gäller inom branschen. På AdHoc Translations garanterar vi dessutom att alla översättare har minst fem års erfarenhet av att översätta årsredovisningar, så att de är riktigt rutinerade när det gäller att hantera uppdraget professionellt och vet exakt vad de har att förhålla sig till.

4. ANGE PÅ VILKA MARKNADER ÅRSREDOVISNINGEN SKA ANVÄNDAS, SÅ ATT TAL OCH VÄRDEN ANGES PÅ RÄTT SÄTT

Medan alla är överens om att det är viktigt att använda de rätta termerna när en finansiell text ska översättas till andra språk kan det finnas en tendens att glömma att fokusera på tal och värden. Det är dock ett stort misstag eftersom de kan variera avsevärt mellan olika språk, och det kan få allvarliga konsekvenser om de anges felaktigt på målspråket.

I synnerhet interpunktionen i tal och värden kan skapa förvirring. Exempelvis kan ett tal som tusen skrivas 1000,1,000, 1 000 eller 1.000, på olika språk. En professionell översättare tar hänsyn till de här väldigt subtila skillnaderna.

Om du vill komma runt problemet genom att skriva ut talen med bokstäver är det inte alltid den bästa lösningen, eftersom det även här kan finnas skillnader mellan hur de skrivs på olika språk. Exempelvis heter talet 1.000.000.000.000 “trillion” i USA, “milliard” i Storbritannien, “mille milliards” på franska och “millión de milliones” på spanska.

Det räcker alltså inte att bara ange vilka språk årsredovisningen ska översättas till. Du bör dessutom komma ihåg att informera om på vilka marknader rapporten ska användas. Kanske vill du att årsredovisningen ska göras dels i en engelsk version som riktar sig till den brittiska marknaden och dels i en engelsk version som riktar sig till den amerikanska marknaden, osv.

5. SKICKA MED LISTOR ÖVER FÖRKORTNINGAR OCH SÄRSKILDA BETECKNINGAR SOM ANVÄNDS INOM FÖRETAGET

Även om översättaren är van vid att översätta finansiella texter och årsredovisningar finns det alltid terminologi som är specifik för ditt företag. Därför rekommenderar vi att du bifogar eventuella termlistor eller gloslistor när du skickar iväg texten för översättning. På så sätt garanterar du också att ditt företagets specifika terminologi och förkortningar används och blir översatta på rätt sätt.

Det är dessutom en klar fördel att använda samma översättare från gång till gång, som på så sätt verkligen lär känna ditt företag och vilken stil och ton ni använder. Dina översättningar sparas också alltid i ditt företags översättningsminne i vårt översättningssystem. På så sätt kan tidigare översättningar återanvändas och översättarna får möjlighet att söka i själva översättningsminnet och tillhörande termbaser, så att översättningen alltid blir av högsta möjliga kvalitet.

6. MEDDELA BYRÅN I GOD TID

Hastighet och förmåga att leverera snabbt är en viktig parameter när företag ska låta översätta sina årsredovisningar. Det kräver en partner som har möjlighet att prioritera uppdraget och ser till att det hanteras direkt. För att underlätta detta är det bra om ni meddelar byrån i god tid, så att de vet när uppdraget kommer och kan se till att det fasta översättarteamet sitter redo att ta itu med uppdraget med det samma, så att kvaliteten aldrig blir lidande.

På AdHoc Translations har vi i 30 år hjälpt otaliga kunder med att översätta deras finansiella och ekonomiska texter, allt från årsredovisningar (inklusive årsbokslut, resultat- och balansräkning, ledningsberättelse och förvaltningsberättelse) till revisionsberättelser, börsmeddelanden samt finansiella rapporter och marknadsanalyser. Kontakta oss om du vill veta mer eller om du vill få en kostnadsfri offert utan förpliktelser på ditt uppdrag.