Så här kommer du igång med terminologiarbetet

I del 1 av vårt blogginlägg om terminologistyrning beskrev vi vilka fördelar som är förknippade med att bra kontroll över företagets terminologi, samt vilka konsekvenser det kan få för företaget när terminologin inte är strukturerad.

När du har lyckats övertyga ledningen om att lägga tid och resurser på att inleda terminologiarbetet genom att använda de rätta argumenten, utredningar av lönsamhets- och ROI-analyser är det dags att rikta in sig på själva processen. I det här blogginlägget får du en bättre uppfattning om vad terminologistyrning är, vad en termbas bör innehålla, vem som verkligen är involverad i terminologiarbetet, hur du ser till att sätta igång processen och vilka överväganden du bör göra.

Vad är terminologistyrning?

Terminologistyrning är ett viktigt verktyg för att hålla ordning på ett företags “corporate wording”. Med hjälp av terminologistyrning struktureras och samlas företagets specifika terminologi i gloslistor eller termbaser, så att alla medarbetare har tillgång till samma terminologi. Termbaser brukar innehålla företagets egna specifika termer och fasta uttryck men kan också innehålla branschspecifika ord och begrepp.

Vad är skillnaden mellan en gloslista och en termbas?

En gloslista är en enkel lista med ord och tillhörande översättning till andra språk, medan en termbas däremot är ett mer strukturerat och holistiskt sätt att ta sig an terminologistyrningen. En termbas hanteras i ett program och den innehåller dessutom oftast mycket mer information, såsom definitioner, ämne, sammanhang, källa, grammatiska upplysningar osv.

Om företaget väljer att använda sig av gloslistor kan det vara svårt att behålla överblicken, och det kan finnas en tendens till att de inte används konsekvent. Om företaget i stället väljer att strukturera sina data i ett termbasprogram kan det integreras med andra system, och du garanterar därmed att termerna verkligen används varje gång.

En termbas kan till exempel integreras med översättningssystem, där översättaren automatiskt blir föreslagen att använda den korrekta termen när den dyker upp i systemet. Samtidigt används den automatiska kvalitetskontrollen i översättningssystemet för att ange om terminologin i den översatta texten inte skulle vara konsekvent. Dessutom blir det mycket enklare och smidigare att löpande underhålla termbasen och uppdatera terminologin , i och med att det görs i samband med arbetet i systemet. Under översättningens gång går det att föreslå nya termer, som sedan kan skickas för godkännande innan de integreras i systemet.

Vad bör en termbas innehålla?

Din termbas bör innehålla ord och begrepp som ska heta likadant varje gång, också när de översätts. Det gäller bland annat företagsspecifika ord som produktnamn och branschspecifika ord, som kan översättas på olika sätt beroende på inom vilken bransch eller vilket område de används. Men en termbas kan också innehålla akronymer, förkortningar, förbjudna termer eller termer som inte ska översättas. Dessutom kan den omfatta ord som används i olika it-system och gränssnitt, så att en knapp heter likadant i den tekniska dokumentationen som den gör i själva systemet. Den kan också användas för nyckelord och metabeskrivningar, samt eventuella specifika ord som används av målgruppen, så att du är säker på att du talar deras språk.

Du kan välja att ha en enda termbas för företagets terminologi. I den kan du därmed ange när och i vilket sammanhang som den enskilda termen ska användas. Ditt företag kan också välja att upprätta flera olika termbaser, exempelvis en för marknadsföringstexter och en för teknisk dokumentation. Det är nämligen inte alltid som samma term ska användas i marknadsföringsmaterialet som i den tekniska dokumentationen.

Vem kan dra nytta av termbasen?

Det är inte bara avdelningar för teknisk dokumentation och deras tekniska skribenter som är beroende av terminologi för att kunna utföra sitt arbete och leverera en professionell produkt. Andra avdelningar inom företaget kan också dra stor nytta av att ha tillgång till en termbas, så att de kan använda rätt terminologi och därmed leverera en professionell produkt som ger den bästa kundupplevelsen. Det gäller bland annat marknadsföringsavdelningen, som utformar broschyrer, hemsidor osv., försäljningsavdelningen som skapar presentationer, kampanjer, e-learning osv. och kundserviceavdelningen som tar fram avsnitt med frågor och svar och svarar på kundernas frågor.

Terminologistyrning bidrar alltså till att optimera produktionen av företagets globala kommunikation inom de olika avdelningarna. Dessutom har terminologistyrning en direkt konsekvens för företagets varumärkesimage, eftersom det ger en positiv kundupplevelse när företaget kan gå ut och tala med en röst.

När innehållsskribenter, korrekturläsare och översättare använder termbaserna är det oftast i samband med användning av olika system som hjälper dem att skriva, hantera och översätta sina texter. Termbaserna fungerar alltså som innehållskälla för sådana system.

Hur kommer man igång?

Innan du sätter igång med själva terminologiarbetet bör du göra vissa överväganden. När nedan följer några av de frågor du bör ställa dig:

• Vem ska äga termbasen internt i företaget?
• Vem ska ha tillgång till termbasen?
• Vilket program ska användas, ska det integreras med andra system, kräver det investeringar m.m.?
• Finns det färdiga listor som ska integreras och/eller ska det göras termutdrag från befintliga texter?
• Vill företaget samarbeta med en extern byrå för att upprätta och underhålla termbasen? Om ja, kan er nuvarande översättningsbyrå utföra arbetet?
• Vem ska kunna föreslå nya termer?
• Vem ska kunna ändra befintliga termer?
• Vem ska kunna godkänna förslag till nya termer?

När de olika rollerna har definierats kan du gå vidare med din handlingsplan och sätta igång projektet. Dessutom kan du se till att upprätta ett stabilt och hållbart arbetsflöde för terminologistyrningen och låta utse de ansvariga personerna, såväl på översättningsbyrån som i företaget.

Hur bygger du upp din termbas?

Om du börjar från noll med termbasen är det bra om du antingen själv, eller översättningsbyrån, ansvarar för att göra termutdrag från befintliga texter så att det upprättas en grund som det går att bygga vidare på. Termutdrag från befintliga texter kan också göras löpande i de fall där företaget ständigt ska förhålla sig till stora mängder ny terminologi, som de eventuellt tar emot från utomstående källor.

I andra fall kanske företaget redan har olika listor som de vill ska integreras i programmet.

När termlistorna har skapats och slutligen godkänts av företaget kan översättningsbyrån ta hand om att översätta dem till de relevanta språken och integrera dem i termbasen tillsammans med lämplig information.

Om företaget antingen inte har eller inte vill ha någon central termbas, eller om uppdraget är väldigt speciellt, kan det skapas en termlista som används för just det uppdraget. Den kan upprättas utifrån referensmaterial, tidigare översatta texter och ordlistor.

Hur underhåller du din termbas?

Därefter är det dags att utforma ett flöde för hur termbasen kontinuerligt ska underhållas och utvecklas. För att en termbas ska fungera ordentligt måste fel korrigeras, föråldrade termer raderas och nya termer läggas till. Det arbetet hanteras allra bäst om det sker i samarbete mellan ditt företag och översättningsbyrån. Men det är viktigt att det finns personer i företaget som godkänner den slutliga terminologin.

Förslag till nya termer och ändring eller radering av aktuella termer i termbasen kan komma både från företagets medarbetare och från översättningsbyrån.

När de kommer från företagets medarbetare är de oftast från personer som företaget har utsett som behöriga att föreslå nya termer.  Det kan vara interna korrekturläsare som föreslår nya termer eller ändringar av befintliga termer i samband att de kontrollerar översättningarna eller medarbetare som är med och lanserar nya produkter eller tjänster.

När förslagen kommer från översättningsbyrån kan det antingen vara i samband med ett termutdrag från befintliga eller nyöversatta texter, eller så kan det vara förslag till ändringar som översättarna stöter på under arbetets gång.

Oavsett vem förslaget kommer ifrån ska det vidarebefordras och godkännas av de personer i företaget som har fått den behörigheten. Om det krävs att termen eller termlistan översätts till andra språk ombesörjs det av översättningsbyrån, som därefter skickar vidare de översatta termerna för godkännande innan de integreras i termbasprogrammet. Oavsett vilket arbetsflöde som används är det alltid bra att ha en skriftlig beskrivning av processen för hur termlistan ska underhållas.

Hur samarbetar du bäst med översättningsbyrån i samband med terminologistyrningen?

De flesta företag väljer att samarbeta med sin översättningsbyrå när det gäller terminologistyrning, och det är olika hur mycket av arbetet som företaget själva vill hantera. Oavsett vilket träder översättningsbyrån in i processen där det behövs. Översättningsbyrån är van vid att arbeta med terminologistyrning och vet hur processerna går till.

Du kan dessutom lugnt överlåta uppdraget till översättningsbyrån eftersom termbasen alltid förblir ditt företags egendom. Termbasen är dessutom kundspecifik och konfidentiell och kommer därför endast att användas för ditt företags översättningar.

Översättningsbyrån har det program som används för att upprätta termbaser, och om du väljer att samarbeta med översättningsbyrån när det gäller terminologistyrning ingår programmet ofta i paketet. På Adhoc Translations erbjuder vi flera olika system för terminologistyrning, så att vi kan anpassa oss efter kundernas behov. Det terminologiprogram som vi helst arbetar med heter Memsource. Det ger också dina medarbetare möjlighet att söka direkt i termbasen via en onlinelänk, som exempelvis kan läggas upp på ert intranät. På så sätt får alla i företaget tillgång till terminologin. De personer som behöver kunna redigera och lägga till termer får direktåtkomst till systemet.

Vi står gärna till tjänst om du funderar på att starta ett internt terminologiprojekt, om du behöver få bättre kontroll över din befintliga terminologi eller om du bara vill få reda på mer om terminologistyrning. Du kan kontakta oss här om du vill veta mer.

Om du inte har läst del 1 av vårt blogginlägg om terminologistyrning kan du klicka här.