Om du prioriterar att lägga några minuter på att skicka en ingående förklaring tillsammans med ditt språkuppdrag har projektledaren på din översättningsbyrå större möjlighet att vidarebefordra rätt instruktioner till språkspecialisterna.
Den tid du lägger på att skriva bra instruktioner ger bra avkastning i den andra änden. Det bidrar nämligen till att garantera att du får tillbaka en produkt som uppfyller dina förväntningar och som lämpar sig för det syfte som den ska användas till.
Men vad är bra instruktioner, och vad bör de innehålla?
Följ nedanstående råd, så har du kommit en bra bit på vägen.
Om ditt företag har valt att samla alla språkuppdrag hos en och samma leverantör, och det därför finns många avdelningar och medarbetare som beställer översättningar, kan det vara bra att skapa en mall som ska fyllas i och skickas med tillsammans med varje uppdrag. Här nedan kan du se ett exempel på en sådan mall.
Skicka information om:
1. Ämne, syfte och mottagare
- Vad är textens ämne?
När du upplyser om textens ämne i form av nyckelord får projektledaren och språkspecialisten en snabb introduktion till texten och vad den handlar om. Det bidrar till att få överblick och skapar en bättre förståelse för uppdraget.
- Vilket typ av text handlar det om?
För att din projektledare ska kunna välja rätt språkspecialist till uppdraget bör du upplysa om vilken typ av text det handlar om.
Våra språkspecialister är indelade efter specialområden, och även om en text kommer från ett läkemedelsföretag betyder det inte nödvändigtvis att texten alltid är medicinsk. Det kan lika gärna vara en juridisk text, en personalrelaterad text eller en ekonomisk text, till exempel en kvartalsrapport.
- Vad är syftet?
När du informerar om vad du vill uppnå med texten (sälja, informera, mana till handling osv.) har språkspecialisten bättre förutsättningar för att rent språkligt kunna uppfylla syftet.
Dessutom är det värdefullt att veta i vilket sammanhang eller på vilket medium texten ska användas: är det ett pressmeddelande, en hemsida, reklam eller kanske en presentation?
- Vem är mottagaren?
Det kan ha betydelse för tonen och stilen i texten om den ska användas internt inom företaget eller av slutkunden. Dessutom är det viktigt för språkspecialisterna att veta om texten ska läsas av fackfolk eller om den ska kunna förstås av den breda allmänheten.
Tala också gärna om på vilken marknad texten ska användas, eftersom det kan ha betydelse för textens språkliga och kulturella lokalisering.
2. Terminologi, stil och ton (tone of voice)
- Ställer du krav på användning av särskilda ord och begrepp?
Vill du att särskilda ord och begrepp översätts på ett visst sätt bör du skicka med en termlista tillsammans med ditt uppdrag. Listan kan innehålla de bransch- och företagsspecifika ord och begrepp som du vill ska användas, men den kan också innehålla en lista över förbjudna ord och begrepp.
Bäst resultat får du om termlistan kan integreras med översättningsverktyget (CAT tool) i termbasen, så att språkspecialisten säkert inte missar något.
Om du samarbetar med en fast leverantör skapas både översättningsminnen och termbaser för varje enskild kund, och dina listor integreras i dessa.
- Har du särskilda krav när det gäller stil och ton?
Om du har särskilda krav på vilken stil och ton texten ska ha så får du gärna upplysa oss om det. Det kan helt enkelt vara att du talar om att du vill ha en informell eller konservativ ton, att du vill att texten ska skrivas på ett lättfattligt och enkelt språk m.m. Om ditt företag har språkliga riktlinjer brukar det framgå av dem, och du kan välja att skicka med dem tillsammans med uppdraget.
- Har du referensmaterial, skrivhandledningar osv.?
Om du har referensmaterial som du tror att språkspecialisten kan ha glädje av att hänvisa till, antingen för att få en bättre förståelse för ämnet eller för att kunna rikta in sig på en särskild stil och ton, så är det bra om du bifogar det tillsammans med uppdraget. Förklara gärna varför du skickar med det och hur du förväntar dig att språkspecialisten ska använda det.
Många företag har utvecklat skrivhandledningar som stödjer deras varumärke. När du väljer att skicka med en sådan kan det i andra änden se till att du slipper slösa tid med att rätta enkla strukturfel och liknande.
- Vill du få en fri översättning eller en som ligger nära källtexten?
Beroende på vad du vill ha, vilken typ av text eller dokument det rör sig om kan du ha olika önskemål om hur fri språkspecialisten ska vara i den nya språkversionen.
En del texttyper lämpar sig bäst för en väldigt textnära översättning, där språkspecialisten ligger så nära källtexten som möjligt. Det gäller för användarhandböcker, installationsvägledningar, juridiska dokument osv.
I andra text- och dokumenttyper kan språkspecialisten gå längre ifrån källtexten för att skapa en bra text på målspråket. Det gäller ofta för hemsidestexter, broschyrer och andra typer av marknadsföringstexter.
Det är väldigt viktigt att stämma av med kundens förväntningar när det gäller detta, och därför är det en av de allra viktigaste upplysningarna som du kan ge projektledaren.
3. Krav på process, leverans och format
- Har du särskilda krav på leverans och tidsfrist?
Kom ihåg att informera om uppdraget ska levereras till någon annan än dig själv, så att dokumenten eller länken för att hämta dem skickas till rätt mottagare.
Om leveransfristen är väldigt kort bör du ge projektledaren besked om det så fort som möjligt, antingen genom att skriva det i ämnesraden i mejlet, ringa eller liknande.
Även om du inte har någon särskild tidsfrist för uppdraget så kommer vi alltid överens om ett leveransdatum. Men för projektledaren är det bra att få reda på om du är flexibel, så att han/hon bättre kan planera och prioritera uppdragen, om ditt företag till exempel plötsligt skickar in ett snabbuppdrag.
- Har du särskilda krav på processen?
Det är i grund och botten bra om du informerar projektledaren om arbetsflödet för uppdraget.
Om du till exempel genomför en intern korrektur efter att du har fått tillbaka uppdraget kan språkspecialisten och projektledaren välja att integrera kommentarer till korrekturläsaren om sådant som han eller hon bör vara uppmärksam på.
Om dokumentet i stället ska vara klart för publicering så fort det har tagits emot är det också en fördel att projektledaren vet om det.
- Gäller något särskilt i samband med layout och format som det ska tas hänsyn till?
Om det finns särskilda delar, bilder osv. som det ska tas hänsyn till får du gärna upplysa om det redan från början.
Det kan till exempel handla om bildtext som du vill ska översättas, begränsningar eller krav på textens eller meningarnas längd osv.
Ju mer välinformerad projektledaren är om ditt uppdrag, desto större är chansen att du får tillbaka en produkt som exakt uppfyller dina förväntningar. Det handlar om god kommunikation, tät kontakt och noggrann uppföljning genom hela processen.
