En undersökning som genomfördes av danska Tekom (den Internationale Organisation for Teknisk Kommunikation), bland 1 000 av organisationens medlemmar visade tydligt att det finns uppenbara fördelar med att ha bra kontroll över företagets terminologi. När terminologin inte är standardiserad kostar det både tid och pengar. Trots detta väljer de flesta företag fortfarande att antingen helt enkelt inte investera eller att bara investera mindre summor i terminologiarbete.
Det kan förklaras med att en del av fördelarna som är förknippade med konsekvent terminologi kan vara svåra att mäta. Dessutom kan det verka som en oöverstiglig uppgift som kan vara svår att sätta igång, eller så kan man vara osäker på hur man ska ta sig an uppgiften.
I det här blogginlägget kan du läsa om några av de saker som kan gå snett när ditt företag inte har kontroll över terminologin. Dessa argument kan bland annat användas för att övertyga ledningen om att avsätta de resurser som krävs för ert terminologiarbete. Vidare kan du läsa om vilka fördelar konsekvent terminologi innebär för såväl företaget och medarbetarna som översättarna.
Vilka utmaningar kan inkonsekvent eller felaktig terminologi innebära för företaget?
Bra kommunikation kännetecknas inte av att det används flera olika termer för företeelser och begrepp som är centrala för företagets verksamhet. Några av de uppenbara utmaningar som detta kan medföra:
- Missförstånd
Rent konkret kan det vara svårt för mottagaren att veta vad avsändaren menar, om det används olika termer för samma sak. Enligt Tekom-undersökningen händer det ofta, med tanke på att så många som 57 % anser att avdelningar och medarbetare använder olika termer, antingen regelbundet eller mycket ofta.*
Inkonsekvent terminologi som ger upphov till missförstånd leder också till att mottagaren måste lägga mer tid på att läsa och förstå texten.
- Kan ge ett negativt intryck av avsändaren
Om inte företaget har ordning på vad de kallar sina produkter eller tjänster kan det vara svårt för mottagaren att få förtroende för företaget. Det ger mottagaren ett dåligt intryck, som kan skada företagets varumärkesimage och leda till lägre omsättning eller förlorade marknadsandelar. Detta kan dock vara svårt att mäta direkt.
- Stjäl tid från medarbetarna
När företaget inte har kontroll över terminologin i en termdatabas eller en gloslista måste medarbetarna lägga extra tid på att söka efter rätt ord. Samma sak gäller för externa översättare, som i stället för att söka efter rätt termer kan lägga tiden på att utforma en bra och välskriven text.
Dessutom måste det läggas mer tid på intern korrektur av texter, om terminologin måste kontrolleras extra noggrant och det är mycket att rätta. Det kan leda till att det krävs flera korrekturrundor.
Terminologi blir samtidigt ofta föremål för interna diskussioner mellan avdelningar, som det hade gått att undvika om det en gång för alla beslutades vad den ena eller andra företeelsen eller saken ska kallas.
Vilka är fördelarna när ditt företag har kontroll över terminologin?
Användning av konsekvent terminologi i företagets kommunikation är förenat med klara fördelar, varav de främsta är:
- Bättre kvalitet
Tydlig och framgångsrik kommunikation bidrar till att skapa en positiv kundupplevelse, som samtidigt stärker ditt varumärke och skapar lojalitet. Det kräver dokument av hög kvalitet, och här spelar konsekvent terminologi en viktig roll. Det bekräftas också av så många som 84 % av svarspersonerna i Tekom-undersökningen, som tyckte att den främsta fördelen med terminologiarbetet är att kvaliteten blir mycket bättre.* När kvaliteten blir bättre ger det ringar på vattnet och medför en rad andra fördelar, som sparar företaget både tid och pengar (läs mer här nedan).
- Sparar tid och ökar effektiviteten
När terminologin är strukturerad i ett system går det mycket snabbare för författarna att skriva texterna, men det går också snabbare för översättarna att utföra översättningen och för korrekturläsarna att göra den slutliga korrekturen. Detta bekräftas också av svarspersonerna i Tekom-undersökningen, där de flesta betonade att de sparar mer tid när det terminologin är välstrukturerad. Bara en sådan liten sak som att inte behöva svara på klargörande frågor bidrar till att göra stor skillnad.
När du sparar tid sparar du samtidigt pengar, och det gäller särskilt när du hanterar språkuppdragen internt. Dessutom påskyndar det hela processen, så att du får kortare leveranstider och snabbare tid till marknaden.
- Sparar pengar
Du sparar pengar i hela kedjan för innehållsproduktion när det är ordning på terminologin. En väsentlig faktor är att det blir billigare att få materialet översatt. Det beror på att det blir en högre så kallad “matchningsfrekvens” i översättningsverktyget, vilket ger lägre priser.
En sammantagen besparing på 30 procent som direkt kommer sig av terminologiarbetet är den siffra som framgår av Tekom-undersökningen*. Det är värt att ha den här siffran i huvudet när pengarna för att starta ett nytt projekt ska fördelas eller investeras i den teknik som krävs.
Vi rekommenderar att ni gör en grundlig lönsamhetsanalys av terminologiarbetet. I den här artikeln (http://www.tcworld.info/e-magazine/content-strategies/article/tekom-study-cost-and-effectiveness-of-terminology-work/) kan du få inspiration till vad lönsamhetsanalysen bör omfatta.
Det finns alltså tydliga fördelar med att ha kontroll över terminologin i företaget, vilket både främjar företagets image och sparar tid och resurser. Men varför är det fortfarande ett så stort problem med att få företagen att avsätta den tid och de resurser som krävs till projektet? En av anledningarna kan vara att det kan verka svåröverskådligt att komma igång med uppgiften. I vårt nästa blogginlägg “Terminologistyrning del 2” får du goda råd om hur du sätter igång processen.
