Slipp onödig irritation och bekymmer när du ska låta översätta dina texter. Läs de här åtta goda råden, så kommer det säkert att gå snabbare och lättare för dig att hantera dina översättningsprojekt.

nov 5, 2019

Har du också varit med om att stå med en text som helst skulle ha varit översatt i går?

Det är en situation som de flesta av oss känner väl till, vilket gör det desto mer frustrerande när man hamnar i samma knipa om och om igen. Det är onödigt stressande för alla parter, och i slutänden är risken att det går ut över själva slutprodukten.

Därför är det en bra idé att tillsammans med din översättningsbyrå förbereda dig så bra som möjligt på de här situationerna, som oundvikligen kommer att uppstå om och om igen.

För det mesta uppstår problemet för att man under ett visst steg i planeringen har glömt att ta hänsyn till att texten också ska översättas. Men löser man inte problemet genom att helt enkelt komma ihåg att alltid ta med det i planeringen?

Det skulle vara perfekt, och det har självklart stor betydelse om vi blir bättre på att ta med det i beräkningen. Men det löser inte hela problemet eftersom det inte alltid går att planera sig ut ur det, eftersom det är ett behov som ofta uppstår oförutsett.

Här nedan kan du läsa åtta goda råd om hur du tillsammans med din översättningsbyrå på bästa sätt kan förbereda dig på sådana situationer. Dessa goda råd kommer samtidigt att göra det mycket enklare och mer effektivt för dig att styra dina översättningsprojekt, förutom att kvaliteten på produkten säkerligen också blir bättre.

Kontakta din kontaktperson, så att ni tillsammans kan komma fram till den bästa lösningen för dina uppdrag och din verksamhet. Det handlar om att du ska kunna känna dig trygg när du skickar dina texter till översättning, även när det är bråttom.

Åtta goda råd för att göra det snabbt och effektivt att styra dina översättningsprojekt

1. Använd en orderportal när du ska beställa ditt uppdrag

Din översättningsbyrå erbjuder dig att använda en orderplattform online när du ska beställa ditt uppdrag och få det tillbaka.

Det finns flera anledningar till att det är en bra idé. Du slipper bl.a. bekymra dig om huruvida den bifogade filen är för stor eller att du ska få med alla uppgifter. Dessutom kan du vara säker på att ditt uppdrag tas om hand av en projektledare, även om din ordinarie projektledare är på kurs eller semester.

Med en orderplattform kan du dessutom löpande följa statusen för alla dina – och eventuellt även andra avdelningars – översättningsuppdrag, så att du hela tiden behåller överblicken. Du får också tillgång till ett arkiv med alla dina mottagna översättningar, så att du slipper leta i gamla e-postmeddelanden och fråga dina kollegor.

En orderplattform gör det därmed lättare och mer överskådligt för dig att styra dina översättningsuppdrag, så att du kan lägga tiden på andra viktiga uppgifter.

2. Inrätta ett kundanpassat arbetsflöde på orderportalen

När din översättningsbyrå väljer att inrätta ett arbetsflöde på orderportalen, som är anpassat efter ditt företags behov, går det snabbare för dig att beställa översättningar, eftersom många av uppgifterna finns med redan från starten.

Det kan exempelvis vara uppgifter om språkkombinationer, om arbetsflödet som kanske alltid ska omfatta en extra korrekturläsning, om specifika krav på fakturering osv. Dessa uppgifter slipper du därmed tillhandahålla varje gång, eftersom de redan finns angivna i systemet.

3. Få en fast projektledare

När du har en fast projektledare behöver du aldrig undra över vem du ska kontakta när du har frågor, vill följa upp ett uppdrag eller om du har ett brådskande uppdrag.

Den fasta projektledaren kommer dessutom att känna till ditt företags särskilda behov och krav, och är uppmärksam på om det är några särskilda hänsyn som ska tas.

Det är också din projektledare som kontinuerligt kommer med förslag på hur ni tillsammans kan göra det mer effektivt och optimalt att lösa dina uppdrag, för att underlätta din vardag.

4. Få ett fast team med översättare

Det är en bra idé att få ett fast team med översättare, om du har många uppdrag inom samma språkkombinationer.

Ditt fasta team med översättare blir specialister på ditt företags terminologi och språkbruk. Det betyder att det går åt mindre tid till den påföljande korrekturläsningen och att dina översätta texter snabbare blir färdiga att använda.

Hos AdHoc Translations har du möjlighet att själv vara med och välja teamet, så att du får det team med översättare som du tycker matchar ditt företag bäst. Vi handplockar teamet efter stränga kvalitetskrav och väljer översättare med kunskap om din bransch och som är specialiserade på att översätta den aktuella texttypen – det är nämligen stor skillnad på att översätta tekniska texter, juridiska texter och marknadsföringstexter.

5. Ge tillgång till varumärkes- och skrivhandledningar

Om ditt företag har handledningar för varumärkesanvändning och skrivregler bör du skicka med dem när din text ska översättas. Då slipper du göra onödiga anpassningar i den översatta texten i efterhand.

Alla företag har sina särskilda riktlinjer och krav på terminologi och språkbruk, och om översättarna ska kunna träffa rätt behöver de känna till dem.

När du är fast kund hos AdHoc Translations är det bara första gången du behöver skicka med dem, så kopplar vi dem till ditt kundspecifika arbetsflöde.

Om ditt företag ännu inte har några sådana riktlinjer kan din översättningsbyrå säkert hjälpa dig med att upprätta dem.

6. Ge tillgång till termlistor och annat referensmaterial

Alla företag använder terminologi som är specifik för deras företag och bransch. Ju mer specialiserad din verksamhet är, desto större är oftast dina krav på användning av specifika termer.

Återigen innebär det alltså att du får en bättre slutprodukt och kommer att lägga mindre tid på att rätta texterna i efterhand, om du redan från början har gett översättarna tillgång till din företagsspecifika terminologi eller annat relevant referensmaterial.

Om du behöver hjälp med att få ordning på ditt företags terminologi, så kan din översättningsbyrå hjälpa dig. Den kan antingen hjälpa dig med att strukturera dina befintliga listor eller bygga upp termbaser från grunden genom att eventuellt extrahera dem från befintliga texter.

7. Utnyttja dig av mallar när du briefar din översättningsbyrå

När du använder en mall för att briefa din översättningsbyrå om ett uppdrag går det snabbare att sätta igång med uppdraget, eftersom projektledaren på så sätt har alla nödvändiga upplysningar redan från början.

En bra briefing ger också projektledaren möjlighet att förmedla rätt instruktioner till översättarna, så att du får tillbaka en översättning som lever upp till dina förväntningar och som passar för det ändamål som den ska användas för.

Du kan få inspiration om vilka upplysningar mallen ska innehålla, eller så kan du välja att ladda ner en färdig mall från det här blogginlägget. https://www.adhoc-translations.com/sv/blog/sa-har-instruerar-du-bast-din-projektledare-pa-oversattningsbyran/

8. Integrera dina system

När du hanterar dina texter i olika system (CMS, DMS osv.) kan det vara tidskrävande att extrahera de texter som ska översättas från systemet och sedan integrera dem igen när de har blivit översatta.

I sådana fall kan det vara en ytterst tids- och resurssparande lösning att göra en enkel integrering mellan ditt system och översättningsbyråns översättningssystem. Om du gör det slipper du att klippa ut och klistra in text, hantera komplicerade filformat eller hålla ordning på en massa olika filer fram och tillbaka.

Du kan läsa mer om AdHoc Translations integreringar här.

Kontakta din översättningsbyrå om du vill göra det lättare och snabbare att hantera dina översättningsuppdrag. Tillsammans kan ni gå igenom processerna och ta reda på vad som skulle kunna underlätta din vardag.

Det handlar om att du ska kunna känna dig lugn när du skickar ett uppdrag till din översättningsbyrå.