Slik kommer du i gang med terminologiarbeidet
I del 1 av blogginnlegget om terminologihåndtering beskriver vi fordelene med å ha kontroll på terminologien i selskapet samt hvilke konsekvenser det kan ha for selskapet når man ikke har styr på den.
Når du har fått overbevist ledelsen om å bruke tid og ressurser på å sette i gang med terminologiarbeidet ved å bruke gode argumenter, nytte-kostnadsanalyse og ROI-analyser, er det på tide å starte prosessen. Dette blogginnlegget gir deg bedre forståelse av hva terminologihåndtering er, hva en termbase bør inneholde, hvem som faktisk bør ta del i terminologiarbeidet, hvordan du starter prosessen, og hvilke hensyn du bør ta.
Hva er terminologihåndtering?
Terminologihåndtering er et viktig verktøy for å holde oversikt over virksomhetens ordlyd. Terminologihåndteringen strukturerer og samler virksomhetens spesifikke terminologi i ordlister eller termbaser, slik at alle ansatte har tilgang til samme terminologi. Termbaser inneholder vanligvis selskapets egne termer og faste setninger, men kan også inneholde bransjespesifikke ord og begreper.
Hva er forskjellen på en ordliste og en termbase?
En ordliste er en enkel liste med ord og oversettelsen av dem til andre språk, mens en termbase er en mer strukturert og helhetlig måte å tilnærme seg terminologihåndtering på. En termbase håndteres i en programvare, og den inneholder ofte mye mer informasjon, slik som definisjoner, emner, kontekst, kilder, grammatisk informasjon osv.
Hvis selskapet velger å bruke ordlister, kan det være vanskelig å beholde oversikten, og ofte fører det til at de ikke brukes konsekvent. Hvis selskapet velger å strukturere dataene i en programvare for termbaser, kan de integrere den med andre systemer, og dermed sikre at begrepene faktisk brukes hver gang.
For eksempel kan en termbase integreres med oversettelsessystemer, slik at oversetteren automatisk får foreslått de riktige ordene når systemet finner dem. Den automatiske kvalitetskontrollen i oversettelsessystemet vil samtidig indikere om terminologien ikke brukes i den oversatte teksten. I tillegg blir det løpende vedlikeholdet av termbasen og oppdateringen av terminologien mye enklere og mer fleksibel, fordi det skjer gjennom arbeid i systemer. I forbindelse med oversettelsen kan nye termer foreslås, som deretter sendes til godkjenning før de integreres i systemet.
Hva bør en termbase inneholde?
Termbasen bør inneholde ord og begreper som skal være de samme hver gang, også når de oversettes. Dette gjelder blant annet bedriftsspesifikke ord, slik som produktnavn og bransjespesifikke ord. Slike ord kan ofte oversettes på ulike måter, avhengig av bransjen eller konteksten de brukes i. Men en termbase kan også inneholde akronymer, forkortelser, forbudte termer eller termer som ikke skal oversettes. Den kan også inneholde ord som brukes i ulike IT-systemer og grensesnitt, slik at en knapp i systemet får det samme navnet i den tekniske dokumentasjonen. Den kan også brukes til søkeord og metabeskrivelser, eller spesifikke ord som brukes av målgruppen, slik at du vet at du snakker språket deres.
Du kan ha én termbase for all terminologi i bedriften. I den kan du oppgi når og i hvilken sammenheng hvert av begrepene skal brukes. Virksomheten din kan også velge å lage flere termbaser, der en for eksempel er for markedsføringstekster og en annen for teknisk dokumentasjon. Det er ikke alltid slik at den samme terminologien som brukes i markedsføringsmateriell, brukes i den tekniske dokumentasjonen.
Hvem drar nytte av termbasen?
Det er ikke bare avdelingen for teknisk dokumentasjon og deres tekniske forfattere som er avhengige av terminologi for å kunne utføre arbeidet og levere et profesjonelt produkt. Andre avdelinger i et selskap kan også dra stor nytte av å ha tilgang til en termbase, fordi de da kan bruke riktig terminologi og dermed levere et profesjonelt produkt og en god kundeopplevelse. Markedsføringsavdelingen kan for eksempel dra nytte av dem når de lager brosjyrer og nettsteder. Det samme gjelder også salgsavdelingen, som lager presentasjoner, tilbud og e-læringsmateriell, og avdeling for kundeservice, som skriver hjelpetekster og svarer på spørsmål fra kunder.
Terminologihåndtering bidrar dermed til å optimalisere selskapets globale kommunikasjon på tvers av avdelinger. I tillegg har terminologihåndteringen en direkte konsekvens for virksomhetens merkevare, fordi kundeopplevelsen blir bedre når selskapet kan snakke med én og samme stemme.
Når innholdsforfattere, korrekturlesere og oversettere bruker termbaser, er det ofte i forbindelse med bruk av ulike systemer som hjelper dem med å skrive, administrere og oversette tekstene. Termbaser er altså en kilde til innhold for disse systemene.
Hvordan kommer du i gang?
Før du begynner på det faktiske terminologiarbeidet, er det visse ting du må ta hensyn til. Noen av spørsmålene du bør stille deg, er:
- Hvem i virksomheten skal eie termbasen?
- Hvem skal ha tilgang til termbasen?
- Hvilken programvare bør brukes, og skal den integreres med andre systemer, krever den investering, osv.?
- Finnes det eksisterende lister som skal integreres, og skal det gjøres uttrekk av terminologi fra eksisterende tekster?
- Ønsker virksomheten å samarbeide med et eksternt byrå om å sette opp og opprettholde termbasen? I så fall, kan det nåværende oversettelsesbyrået hjelpe?
- Hvem skal kunne foreslå nye termer?
- Hvem skal kunne endre eksisterende termer?
- Hvem skal kunne godkjenne forslag til nye termer?
Når de ulike rollene er definert, kan du gå videre med handlingsplanen og få prosjektet i gang. Du får i tillegg mulighet til å etablere en stabil og bærekraftig arbeidsflyt for terminologihåndteringen, og til å utnevne personer som skal være ansvarlige i oversettelsesbyrået og internt.
Hvordan bygger du opp termbasen?
Hvis du bygger opp termbasen din fra start, kan du med fordel enten selv trekke ut terminologi fra eksisterende tekster, eller la oversettelsesbyrået gjøre det. På denne måten lages et grunnlag å bygge videre på. Uttrekk av terminologi fra eksisterende tekster kan også implementeres fortløpende, i tilfeller der selskapet hele tiden må håndtere store mengder ny terminologi som de kan motta fra andre.
I noe tilfeller har virksomheten allerede lister som den ønsker å integrere i programvaren.
Når termlistene er skrevet og godkjent av virksomheten, kan oversettelsesbyrået oversette dem til de aktuelle språkene og integrere dem i termbasen, sammen med relevant informasjon om dem.
I tilfeller der selskapet enten ikke har eller ikke vil ha en sentral termbase , eller hvis oppgaven er av en spesiell karakter, kan det lages en termbase som brukes til den spesifikke oppgaven. Den kan bygges opp fra referansematerialer, tidligere oversatte tekster og ordlister.
Hvordan vedlikeholder man termbasen?
Deretter må det etableres en arbeidsflyt for hvordan termbasen kontinuerlig skal vedlikeholdes og utvides. For at en termbase skal henge med i tiden, må man rette feil, slette foreldede termer og legge til nye. Dette arbeidet er enklest når det gjøres som et samarbeid mellom virksomheten og oversettelsesbyrået. Men det er viktigste at det er det finnes ansvarlige i virksomheten som godkjenner den endelige terminologien.
Forslag til ny terminologi samt endringer eller sletting av termer i termbasen kan komme både fra virksomhetens ansatte og fra oversettelsesbyrået.
Når det kommer fra virksomhetens egne ansatte, kommer det ofte fra personene virksomheten har utnevnt til å foreslå ny terminologi. Interne korrekturlesere eller ansatte som er involvert i lanseringen av nye produkter eller tjenester, kan foreslå ny terminologi eller gjøre endringer i eksisterende terminologi.
Når forslagene kommer fra oversettelsesbyrået, kan det enten være relatert til et uttrekk fra eksisterende eller nylig oversatte tekster, eller det kan være forslag til endringer som oversetterne kommer over mens de jobber.
Uansett hvem forslaget kommer fra, må det videreføres og godkjennes av de(n) personen(e) i virksomheten som har fått myndigheten til å gjøre det. Hvis termen eller listen over termene må oversettes til andre språk, vil oversettelsesbyrået ordne det og deretter sende de oversatte begrepene til godkjenning før de blir integrert i termbase-programvaren. Uansett hvordan arbeidsflyten er satt opp, er det alltid lurt å ha på plass en prosedyre for hvordan den skal vedlikeholdes.
Hvordan samarbeider du best med oversettelsesbyrået om terminologihåndtering?
De fleste virksomheter velger å samarbeide med oversettelsesbyrået om terminologihåndtering. Mengden arbeid virksomheten selv ønsker å gjøre, varierer. Oversettelsesbyrået trer inn der det er nødvendig, uansett hvilke behov som foreligger. Oversettelsesbyrået er godt kjent med arbeid med terminologihåndtering, og har kontroll på prosessene.
Du kan også trygt overlate oppgaven til oversettelsesbyrået – termbasen vil alltid være din egen virksomhets eiendom. Termbasen er også kundespesifikk og konfidensiell, og vil derfor kun brukes til din virksomhets oversettelser.
Oversettelsesbyrået har den programvaren som trengs for å lage termbaser. Hvis du velger å samarbeide med oversettelsesbyrået om terminologihåndtering, vil programvaren ofte være en del av pakken. I Adhoc Translations tilbyr vi flere forskjellige terminologihåndteringsystemer, slik at vi kan tilpasse oss kundenes behov. Vår foretrukne terminologiprogramvare er Memsource, som gjør det mulig for dine ansatte å søke direkte i termbasen via en nettlenke, som for eksempel kan plasseres på intranettet deres. Dette gir alle i selskapet tilgang til terminologien. De som har behov for å redigere og legge til terminologi, får direkte tilgang til systemet.
Om du vurderer å starte et internt terminologiprosjekt, om du trenger å få mer struktur på eksisterende terminologi, eller om du bare vil høre mer om terminologihåndtering, er vi klare til å hjelpe deg. Du kan kontakte oss her for å få mer informasjon.
Hvis du ikke fikk lest del 1 av blogginnlegget vårt om terminologihåndtering, kan du klikke her.
