Hvis du bruker et par minutter på å forberede deg og gi en detaljert beskrivelse sammen med språkoppgaven din, vil prosjektlederen i oversettelsesbyrået være bedre rustet til å gi språkekspertene riktige instruksjoner.
Når du bruker tid på å formulere deg før du starter, sparer du tid når oppgaven først er i gang. Det bidrar til at du mottar et produkt som lever opp til forventningen dine, og som er egnet til formålet det er ment for.
Men hva skal informasjonen du formidler, inneholde, og hvordan formilder man den på en formålstjenlig måte?
Hvis du følger rådene nedenfor, er du sikret å få den riktige hjelpen.
Om virksomheten din har bestemt seg for å sentralisere språkoppgaver hos en leverandør, hvilket betyr at flere avdelinger og ansatte bestiller oversettelser, kan det være lurt å utarbeide en mal som skal fullføres og sendes inn med hver oppgave. Nedenfor finner du en slik mal.
Du bør gi informasjon om følgende:
1. Emne, mål og mottaker
- Hva handler teksten om?
Når du oppgir tekstens emne ved hjelp av stikkord, får prosjektlederen og språkeksperten en kort introduksjon til teksten og hva den handler om. Dette er med på å skape oversikt over og bedre forståelse av oppgaven.
- Hvilken type tekst er det?
For at prosjektlederen din skal kunne velge riktig språkekspert for oppgaven, bør du oppgi hvilken type tekst vi har med å gjøre.
Språkekspertene våre har egne spesialiseringer, og selv om en tekst kommer fra et farmasøytisk selskap, betyr ikke dette nødvendigvis at den innholdsmessig faller innenfor medisin. Det kan like godt være en juridisk tekst, en HR-tekst eller en økonomisk tekst – for eksempel en kvartalsrapport.
- Hva er målet med teksten?
Ved å fortelle hva som er formålet med teksten (å selge, informere, fremme en handling osv.), skaper du et bedre grunnlag for at språkforskeren vet hvilken ordlyd vedkommende skal bruke.
Det er også greit å vite i hvilken sammenheng eller i hvilket medium teksten skal brukes: pressemelding, nettside, reklame, presentasjon osv.
- Hvem er mottakeren?
Om teksten skal brukes internt i selskapet, eller er om den rettet mot sluttbrukeren, kan være relevant for ordlyden og stilen teksten skal skrives i. Språkeksperten kan også ha nytte av å vite om teksten vil bli lest av fagpersoner, eller om det må være mulig for alle å forstå den.
Det kan også være en fordel å vite hvilket marked teksten skal brukes i, fordi dette kan påvirke den språklige og kulturelle lokaliseringen av teksten.
2. Terminologi, stil og ordlyd
- Krever du bruk av spesifikke ord og begreper?
Hvis du ønsker at bestemte ord og terminologi skal oversettes på bestemte måter, bør du legge ved en liste over disse når du sender inn informasjonen om oppgaven. Listen kan inneholde bransje- og selskapsspesifikke ord og begreper som du ønsker at skal brukes, eller den kan være en liste over forbudte ord og begreper.
Vi oppnår best mulig resultater om listen kan integreres med oversettelsesverktøy (CAT-verktøy) i termbasen, slik at vi unngår at språkeksperten forsømmer noe.
Når du regelmessig samarbeider med en leverandør, vil både oversettelsesminner og termbaser opprettes for individuelle kunder, og listene du gir oss, vil bli integrert i disse.
- Har du spesifikke krav til stil og ordlyd?
Hvis du har spesifikke krav til stil og ordbruk i teksten, kan du gjerne oppgi dette. Det trenger ikke å være noe mer enn noen få ord om at du vil ha en uformell eller formell ordlyd, eller at du vil teksten skal være på et enkelt, lett forståelig språk osv. Hvis virksomheten din har en egne retningslinjer for språk, kan du legge ved disse.
- Har du referansemateriale, stilguider o.l.?
Hvis du har referansemateriale som du mener kan være til hjelp for språkeksperten, enten det er for å gi bedre forståelse for fagområdet, eller for å hjelpe med å treffe en bestemt stil og ordlyd, er det lurt å sende dette sammen med oppgaven. Forklar gjerne hvorfor du valgte å legge det ved, og hva du forventer at språkeksperten skal bruke det til.
Mange virksomheter har stilguider for språk som underbygger merkevaren deres. Å inkludere dette kan spare deg for tid senere som du ellers ville brukt på å korrigere grunnoppsett og lignende ting.
- Ønsker du en kildetro oversettelse, eller skal oversettelsen være friere i forholdet til originalen?
Avhengig av hvilken type tekst eller dokument du sender til oss, kan det hende du har preferanser om hvor fri språkeksperten kan være på det nye språket.
Enkelte teksttyper er best egnet for direkte oversettelse, der språkforskeren holder seg 100 % tro mot kildeteksten. Dette er tilfellet for bruksanvisninger, installasjonsmanualer, juridiske dokumenter osv.
Ved andre tekst- og dokumenttyper må språkeksperten bryte seg løs fra kildeteksten, for å skape en god tekst på målspråket Dette er ofte tilfellet for tekster til nettsteder, brosjyrer og annet markedsføringsmateriale.
Å vite hva kunden forventer, er avgjørende, og dette er blant den viktigste informasjonen du kan gi til prosjektlederen din.
3. Krav til prosess, leveranse og format
- Har du spesifikke krav til leveranse og frist?
Husk å gi beskjed om oppdraget skal leveres til noen andre enn deg selv, slik at dokumentene eller koblingen man trenger for å laste ned dokumentene, blir sendt til riktig mottaker.
Hvis leveringsfristen er kort, bør du varsle prosjektlederen din så snart som mulig – ved å oppgi dette i emnefeltet, via en telefonsamtale eller lignende.
Selv om du ikke har en bestemt leveringsfrist for oppgavene dine, avtaler vi alltid en dato materialet skal være klart på. Det vil imidlertid være nyttig for prosjektlederen å vite hvor fleksibel du er, slik at de bedre kan planlegge og prioritere oppgaver, for eksempel om virksomheten din plutselig sender en hastejobb.
- Har du spesifikke krav til arbeidsflyten?
Det er lurt å gi prosjektlederen råd om hvordan arbeidsflyten for oppgaven skal være.
Hvis du for eksempel utfører en intern korrektur etter å ha mottatt oppgaven, kan språkeksperten eller prosjektlederen velge å legge ved notater til korrekturleseren, som forteller om problemer de bør være klare over.
Hvis dokumentet i tillegg må være klart til å kunne publiseres raskt etter mottakelse, vil det også være en fordel for prosjektlederen å få vite dette.
- Må det tas spesifikke hensyn til utforming og format?
Hvis vi må være obs på elementer, bilder o.l., setter vi pris på om du kan gi beskjed om dette på et tidlig stadium.
Det kan for eksempel dreie seg om at du må ha tekst i bilder oversatt, eller om begrensinger i lengden på setninger.
Jo mer informasjon prosjektlederen har om oppgaven, desto større er sjansen for at produktet du får tilbake, svarer til forventingene dine. Det viktigste er god kommunikasjon, nær kontakt og god oppfølging gjennom hele prosessen.
