Unngå unødvendig frustrasjon og bekymring når du ønsker å få oversatt tekst. Les disse 8 gode rådene som garantert gjør håndteringen av prosjektene enklere og raskere for deg.

Har du noen gang vært i en situasjon hvor du burde ha fått oversatt noe «i går»?

De fleste av oss har helt sikkert vært der. Å havne i samme situasjon gang på gang er ekstra frustrerende. Dette fører ofte til unødvendig stress for alle parter, noe som kan ende med et dårligere sluttprodukt.

Derfor er det lurt om du sammen med oversettelsesbyrået forbereder deg så godt du kan på slike situasjoner som garantert dukker opp igjen og igjen.

De fleste slike tilfeller dukker opp fordi du en eller annen gang i løpet av planleggingen har glemt at teksten også trenger å bli oversatt. Ville ikke dette problemet bli løst om man alltid husket å inkludere oversettelse i planleggingsfasen?

Det ville jammen vært fint. Det hjelper veldig om man blir flinkere til å sette av tid til oversettelse i prosjektets tidsskjema. Men dette løser ikke hele problemet, fordi man kan ikke alltid vite akkurat hva som trenger å planlegges, ettersom behovet ofte dukker opp uforutsett.

Nedenfor kan du lese 8 tips om hvordan du på best mulig måte kan forberede deg på slike situasjoner sammen med oversettelsesbyrået. Disse tipsene vil gjøre håndteringen av oversettelsesprosjektene mye enklere og mer effektivt for deg. Kvaliteten på produktet vil garantert også bli bedre.

Ta en telefon til kontaktpersonen din for å finne de beste løsningene for dine oppgaver og ditt firma. Det er viktig å ikke bekymre seg for tekstene man sender til oversettelse – også når det er hasteoppdrag.

 

8 tips til en rask og effektiv håndtering av oversettelsesprosjektene dine

 

1. Bruk en bestillingsportal når du bestiller en oversettelse

Oversettelsebyrået tilbyr deg å bruke en nettbasert bestillingsplattform når du bestiller og mottar en oversettelse.

Det er flere grunner til at dette er lurt. Du trenger ikke bekymre deg for om du har lagt ved en fil som er for stor, eller for om du har husket å inkludere all nødvendig info. Et annet viktig poeng er at du på denne måten blir sikret at utførelsen av oppgaven din vil bli håndtert av en prosjektleder, selv om kontaktpersonen din skulle være på seminar eller ferie.

En bestillingsplattform gir deg mulighet til å følge med på hvor langt i løypa din egen og kanskje også andre avdelingers oppgaver har kommet – slik at du alltid har full kontroll. Du vil samtidig ha tilgang til et arkiv med tidligere oversettelser, slik at du ikke behøver å lete gjennom gamle e-poster eller spørre kolleger.

En bestillingsplattform gjør håndteringen av oversettelsesprosjektene enklere og tydeligere for deg. Slik får du også mulighet til å bruke tiden på andre viktige oppgaver.

2. Ha en skreddersydd arbeidsflyt tilgjengelig i ordreportalen

Når oversettelsesbyrået ditt lager en arbeidsflyt i ordreportalen som blir skreddersydd til ditt firma, vil du raskere kunne bestille oversettelse, ettersom mesteparten av informasjonen allerede vil være inkludert.

Dette kan for eksempel inkludere informasjon om språkkombinasjoner eller arbeidsprosessen, som kan hende alltid bør inkludere ekstra gjennomlesning, spesifikk fakturainformasjon etc. Med en skreddersydd arbeidsprosess trenger du ikke å gjenta slik informasjon hver eneste gang, ettersom dette da allerede finnes i systemet.

 

3. Ha en dedikert prosjektleder

Med en dedikert prosjektleder vet du alltid hvem du skal kontakte om du har spørsmål, ønsker å følge opp et prosjekt, eller du har en jobb som haster.

Den dedikerte prosjektlederen vil også kjenne til dine og ditt firmas spesifikke behov og ønsker, og vite det om noe spesielt trenger å bli tatt i betraktning.

Din prosjektleder vil samtidig kunne komme med regelmessige forslag for å optimalisere oppgaven og gjøre den mer effektiv, slik at din jobb blir enklere.

 

4. Ha en dedikert gruppe oversettere

Om du har mange prosjekter under flere språkkombinasjoner, er det en god idé å ha et dedikert team med oversettere.

Det dedikerte oversetterteamet ditt vil bli eksperter på ditt selskaps terminologi og fagspråk. Dette betyr at du kommer til å bruke mindre tid på korrekturlesning, samtidig som du raskere får den oversatte teksten levert tilbake til deg.

AdHoc Translations gir deg mulighet til å være med å plukke ut de oversetterne du selv foretrekker, og som dermed best passer selskapet ditt. Vi håndplukker teamet basert på strenge kvalitetsforskrifter og velger ut oversettere som kjenner din bransje samt spesialiserer seg på å oversette tekster som er relevante for den – fordi det er stor forskjell på å oversette teknisk fagspråk, rettsdokumenter eller tekster som skal brukes i markedsføringsøyemed.

 

5. Gi tilgang til merkevare- eller stilhåndbøker

Om selskapet ditt har merkevare- eller stilhåndbøker, bør du inkludere disse når du sender teksten din til oversettelse. Slik slipper du å måtte endre unødig mye på den oversatte teksten i ettertid.

Alle selskaper har sine egne spesifikke retningslinjer og behov når det kommer til terminologi og språk, og hvis oversetterne skal få det riktig, trenger de tilgang til dem.

Som AdHoc Translations’ faste kunde behøver du bare å sende disse én gang – første gangen du bestiller oversettelse. Da synkroniserer vi disse til din personlige og spesifikke arbeidsprosess.

Om firmaet ditt ikke allerede har slike retningslinjer, kan oversettelsesbyrået hjelpe deg med å lage dem.

 

6. Gi adgang til termlister og annet referansemateriale

Alle selskaper bruker en terminologi som er spesifikk for deres selskap og bransje. Jo mer spesialisert selskapet er, jo større behov har det for at spesifikke termer blir brukt.

Igjen, du vil motta et bedre og mer gjennomarbeidet produkt og slipper å bruke tid på å forandre teksten i ettertid om du gir oversetterne tilgang til ditt selskaps spesifikke terminologi eller annet referansemateriale fra starten av.

Om du trenger hjelp til å administrere selskapets terminologi, kan oversettelsebyrået hjelpe deg. De kan enten hjelpe deg med å strukturere en eksisterende liste med ord og termer, eller bygge opp termbaser fra bunnen av ved å trekke ut termer fra allerede eksisterende prosjekter.

 

7. Bruk maler når du orienterer oversettelsesbyrået

Det går mye raskere å få satt i gang prosjektet om du bruker maler når du orienterer oversettelsesbyrået, ettersom prosjektlederen da allerede vil sitte inne med all nødvendig informasjon.

En omstendelig orientering vil også gi prosjektlederen mulighet til å videreformidle korrekt informasjon til oversetterne, slik at du vil motta en oversettelse som møter dine forventninger og egner seg til formålet.

Du kan få inspirasjon til forskjellige maler og hva slags type informasjon de bør inneholde, eller du kan laste ned en fullstendig mal fra denne bloggposten.

 

8. Integrer systemene dine

Når du bruker forskjellige systemer (CMS, DMS etc.) til tekstene dine, kan det ta i overkant mye tid å overføre og deretter tilbakeføre oversatt tekst.

I så fall er en tidssparende og smart økonomisk løsning å få til en enkel integrasjon mellom systemet ditt og det systemet byrået bruker. Slik slipper du å kopiere og lime inn teksten, jobbe rundt vanskelige formater og å holde styr på en mengde forskjellige filer.

Du kan lese mer om AdHoc Translations’ integrasjoner her.

Ta kontakt med oversettelsesbyrået om du ønsker å håndtere oversettelsesprosjekter på en enkel og rask måte. Sammen kan dere gå gjennom hele prosessen og finne ut hvordan jobben kan bli gjort på enklest mulig måte.

Det handler om å ha ro i sjelen når du sender et prosjekt av gårde til oversettelsesbyrået ditt.

​