En undersøkelse utført av den internasjonale organisasjonen for teknisk kommunikasjon, Tekom, blant 1000 av medlemmene viser tydelig at det er klare fordeler forbundet med å ha kontroll på terminologien til virksomheten. Det koster deg både tid og penger når terminologien ikke er standardisert. Til tross for dette velger de fleste virksomheter fremdeles ikke å investere noe i terminologiarbeidet, eller bare investere små summer.
Grunnen kan være at fordelene forbundet med uniform terminologi ofte er vanskelige å måle. I tillegg kan det virke som en uoverstigelig og vanskelig oppgave å komme i gang med. Mange er også usikre på hvordan man i det hele tatt kommer i gang.
I dette blogginnlegget kan du lese mer om hva som kan gå galt når terminologien til virksomheten ikke er uniform. Argumentene kan blant annet brukes til å overbevise ledelsen om å tildele de ressursene du trenger til terminologiarbeidet. Du kan også lese om hvilke fordeler uniform terminologi gir for både virksomheten, ansatte og oversettere.
Hvilke utfordringer kan ikke-uniform eller ukorrekt terminologi gi for virksomheten?
God kommunikasjon bærer sjelden preg av at man bruker forskjellige begreper om de samme tingene som er sentrale for en virksomhet. Noen av de mest åpenbare utfordringene dette kan by på, er:
- Misforståelser
Det kan være spesielt vanskelig for mottakeren å vite hva avsenderen mener, hvis forskjellige begreper brukes om det samme. Ifølge Tekom-undersøkelsen skjer dette ofte – så mange som 57 % opplever at avdelinger og ansatte bruker annen terminologi, enten regelmessig eller veldig ofte.*
Inkonsekvent bruk av terminologi skaper misforståelser. Det vil på sin side føre til at mottakeren må bruke mer tid på å lese og forstå teksten.
- Det kan gi avsenderen et negativt uttrykk
Hvis selskapet ikke har kontroll på hva produktene eller tjenestene deres heter, kan det være vanskelig for mottakeren å bygge tillit til selskapet. Det gir mottakeren et dårlig inntrykk, noe som kan skade selskapets merkevare, og føre til lavere inntekter eller tap av markedsandeler. Slike ting kan imidlertid være vanskelige å måle.
- Det stjeler tid fra ansatte
Når selskapet ikke har kontroll på terminologien i en termdatabase eller en ordliste, må de ansatte bruke ekstra tid på å lete etter de riktige ordene. Det samme gjelder for eksterne oversettere, som med en god terminologikontroll i stedet kan bruke tiden på å skape en god tekst fremfor å bruke tid på å søke seg fremt til riktig terminologi.
Hvis terminologien må kontrolleres ekstra grundig og det er mye å rette på, må det videre brukes mer tid på å korrekturlese tekster internt. Dette kan gjøre det nødvendig med flere runder med korrekturlesing.
Terminologi kommer opp i interne diskusjoner mellom avdelinger, og dette kunne vært unngått hvis det en gang for alle hadde blitt bestemt hva en ting skal hete.
Hvilke fordeler får en virksomhet med kontroll på terminologien?
Uniform bruk av terminologi i kommunikasjon hos en virksomhet har klare fordeler. Noen av de viktigste er:
- Dere får bedre kvalitet
Klar og god kommunikasjon skaper positive kundeopplevelser, som samtidig styrker merkevaren din og bidrar til høyere lojalitet. Men det krever at dokumenter og andre tekster holder høy kvalitet – og da spiller terminologien en sentral rolle. Dette bekreftes også av hele 84 % av de spurte i Tekom-undersøkelsen, noe som viser at en av de største fordelene med terminologiarbeidet er at kvaliteten øker.* Det at kvaliteten øker, fremmer en lang rekke andre fordeler, som sparer virksomheten for både tid og penger (les mer nedenfor).
- Dere sparer tid og øker effektiviteten
Når terminologien struktureres systematisk, går det mye raskere for forfatterne å skrive tekstene, raskere for oversetterne å oversette og raskere for korrekturleserne å lese den endelige korrekturen. Dette bekrefter også respondentene i Tekom-undersøkelsen, hvorav de fleste understreker at de sparer mer tid når terminologien er i orden. Bare en så liten ting som å ikke måtte svare på avklarende spørsmål kan utgjøre en stor forskjell.
Når du sparer tid, sparer du også penger, og dette gjelder spesielt om du håndterer språkoppgavene internt. Det gjør også prosessen raskere, noe som gir deg kortere leveringstid og gjør det mulig å få produktet raskere ut på markedet.
- Dere sparer penger
Når terminologien er i orden, sparer du penger gjennom hele næringskjeden i innholdsproduksjonen. En viktig faktor er at det blir billigere å få oversatt materialet. Dette kommer av at det vil være en høyere «match rate» i oversettelsesverktøyet, noe som fører til en prisreduksjon.
Tallene fra Tekom-undersøkelsen viser en samlet årlig besparelse på 30 %, som et direkte resultat av terminologiarbeidet.* Dette tallet er verdt å ha i tankene når du setter av penger til å starte opp med prosjektet eller investere i teknologien du trenger.
Det er anbefalt å foreta en grundig nytte-kostnadsanalyse av terminologiarbeidet. I denne artikkelen (http://www.tcworld.info/e-magazine/content-strategies/article/tekom-study-cost-and-effectiveness-of-terminology-work/) kan du hente inspirasjon til hva denne nytte-kostnadsanalysen bør inneholde.
Det er altså klare fordeler forbundet med å ha kontroll på terminologien i virksomheten – det gagner både virksomhetens image og sparer virksomheten for tid og ressurser. Men hvorfor er det fortsatt da fremdeles vanskelig å få virksomheten til å sette av den tiden og de ressursene som trengs til prosjektet? En av årsakene kan være at det kan virke overveldende å komme i gang med det. I vårt neste blogginnlegg «Terminologihåndtering del 2» får du gode råd om hvordan du får prosessen i gang.
