Évitez toute frustration et inquiétude inutiles pour faire traduire vos textes. Lisez ces 8 conseils pour vous aider à mieux gérer vos projets de traduction.

Vous vous êtes déjà retrouvé à devoir faire traduire un texte pour hier ?

C’est une situation que la plupart d’entre nous ne connaît que trop bien, et qui génère beaucoup de frustration quand elle se répète. Cela provoque du stress inutile pour tout le monde, et vous courez le risque que cela nuise au produit final.
C’est pourquoi il est utile de vous préparer à ce genre de situations, qui ne manqueront pas de se reproduire, en en discutant avec votre agence de traduction.

Le plus souvent, ce problème survient parce que la traduction a été totalement oubliée au cours de la planification. Mais est-ce que le fait d’en tenir compte dans la planification suffit à régler le problème ?

Ce serait merveilleux, et une meilleure intégration de la traduction dans le calendrier constitue déjà une étape importante. Mais cela ne résout pas entièrement le problème : il n’est pas toujours possible de s’organiser, car le besoin survient souvent de façon imprévue.

Vous trouverez ci-dessous 8 bons conseils pour mieux vous préparer à ce genre de situation avec votre agence de traduction. Ces conseils vous permettront également de gérer vos projets de traduction de façon bien plus simple et efficace, tout en améliorant la qualité du produit.

Adressez-vous à votre contact afin de trouver la meilleure solution pour vos travaux de traduction et pour votre entreprise. Vous devez pouvoir vous sentir en confiance lorsque vous envoyez vos textes à traduire, même dans les situations d’urgence.

8 conseils pour gagner en temps et en efficacité dans la gestion de vos projets de traduction

1. Passez par un portail de commande pour commander vos traductions

 Votre agence de traduction vous propose d’employer une plateforme en ligne pour passer vos commandes et les récupérer.

C’est une bonne idée pour plusieurs raisons. Vous n’aurez pas à vous inquiéter de la taille du fichier ou de savoir s’il est bien accompagné de toutes les instructions nécessaires. Vous aurez la certitude que votre commande sera traitée par un chef de projet, même si votre contact habituel est en congé ou en formation.

Avec une plateforme de commande, vous pouvez également consulter l’état de vos commandes de traduction, et éventuellement de celles d’autres services de votre entreprise, de façon à ne pas perdre le fil. Toutes les traductions que vous aurez réceptionnées seront également archivées, ce qui vous évitera une recherche fastidieuse dans vos e-mails ou auprès de vos collègues.

Une plateforme de commande vous permet donc de gérer vos projets de traduction de façon plus simple et plus claire, pour que vous puissiez consacrer votre temps à des tâches plus importantes.

2. Mettez en place une procédure spécifique sur le portail de commande

Si votre agence de traduction choisit de mettre en place une procédure spécifique aux besoins de votre entreprise sur la plateforme de commande, vous pourrez commander des traductions plus rapidement car toutes les informations nécessaires seront déjà présentes.

Il peut s’agir, par exemple, d’informations concernant les combinaisons linguistiques, du fait que le processus de traduction doit systématiquement comporter une relecture supplémentaire, d’exigences particulières en matière de facturation, etc. Vous n’aurez pas besoin de fournir ces informations à chaque fois, elles seront automatiquement enregistrées dans le système.

3. Demandez un chef de projet référent

Avec un chef de projet référent, vous saurez toujours qui appeler pour poser des questions, vous informer de l’avancement du projet ou passer une commande urgente.

Le chef de projet référent connaîtra les besoins et exigences de votre entreprise et saura s’il convient d’être particulièrement attentif à certains points.

C’est également votre référent qui vous apportera conseils et propositions afin de vous aider à réaliser vos travaux de façon efficace et optimale, et donc à vous simplifier la vie.

4. Mettez en place une équipe de traducteurs attitrés

Si vous avez besoin de nombreuses traductions dans les mêmes combinaisons de langues, il peut être intéressant de travailler avec la même équipe de traducteurs.

Cette équipe se spécialisera dans la terminologie et le langage employés par votre entreprise. Cela vous permettra de gagner du temps en relecture et de les délais de mise en ligne de vos contenus.

Avec AdHoc Translations, vous avez la possibilité de participer au choix des traducteurs qui selon vous correspondent le mieux à votre entreprise. Nous sélectionnons l’équipe en fonction de critères de qualité très stricts. Nous choisissons des traducteurs connaissant suffisamment votre secteur d’activité et spécialisés dans le type de texte en question, car les textes techniques, juridiques ou marketing sont très différents lorsqu’il s’agit de les traduire.

5. Fournissez vos guides de rédaction et de marque

Si votre entreprise a recours à un guide de rédaction et à un guide de marque, il est conseillé de les envoyer avec votre texte à traduire. Cela vous évitera un travail d’adaptation du texte traduit.

Toutes les entreprises disposent de leurs propres règles en matière de terminologie et de langage, et pour pouvoir les respecter, les traducteurs ont besoin de les connaître.

Si vous devenez client régulier chez AdHoc Translations, il vous suffira d’envoyer ces instructions la première fois. Elles seront ensuite intégrées à votre procédure client.

Si votre entreprise ne possède pas de lignes directrices de ce genre, votre agence de traduction peut vous aider à les élaborer.

6. Autorisez l’accès à vos listes terminologiques et à vos documents de référence

Toutes les entreprises emploient une terminologie spécifique à leur entreprise et à leur secteur d’activité. Plus votre entreprise est spécialisée, plus le vocabulaire spécialisé devra jouer un rôle important.

Et vous bénéficierez d’un meilleur produit fini et d’une baisse du temps nécessaire aux corrections si vous donnez aux traducteurs accès à votre terminologie et à tout autre document de référence dès le départ.

Si vous avez besoin d’aide pour définir et assurer le suivi de la terminologie de votre entreprise, n’hésitez pas à vous adresser à votre agence de traduction. Elle peut vous aider à structurer les listes de vocabulaire existantes ou à créer de toutes pièces des bases terminologiques à partir de textes existants.

7. Basez votre communication avec l’agence de traduction sur des modèles

En employant un modèle pour transmettre vos instructions à l’agence de traduction, vous gagnerez du temps car le chef de projet disposera de toutes les informations nécessaires dès le départ.

Des instructions bien formulées permettent également au chef de projet d’informer correctement les traducteurs pour obtenir une traduction conforme à vos attentes et adaptée à l’utilisation prévue.

Pour vous donner une idée des éléments à intégrer dans ce modèle, vous pouvez en télécharger un exemple dans cet article de blog.

8. Intégrez vos systèmes

Lorsque vous gérer des contenus dans plusieurs systèmes différents (CMS, DMS, etc.), il peut être fastidieux d’extraire du système les textes à traduire et de les y réintégrer une fois traduits.

Dans ce cas, il est possible d’économiser énormément de temps et de ressources en réalisant une intégration simple entre votre système et le système de traduction de votre agence de traduction. Cela vous évite de devoir copier-coller le texte, de manipuler des formats de fichier exotiques et de suivre de très nombreux échanges de fichiers.

Vous trouverez plus de détails sur les possibilités d’intégration avec AdHoc Translations ici.

Prenez contact avec votre agence de traduction si vous souhaitez une gestion plus simple et plus rapide de vos travaux de traduction. Vous pourrez étudier ensemble les différentes solutions possibles afin de choisir celle qui vous facilitera le quotidien.

L’important est que vous puissiez envoyer vos travaux de traduction à l’agence de traduction en ayant l’esprit tranquille.

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