Voici comment vous commencez le travail terminologique

Dans la première partie de notre billet de blog sur la gestion terminologique, nous avons décrit les avantages associés à la gestion de la terminologie dans une entreprise et les conséquences auxquelles les entreprises qui ne gèrent pas leur terminologie pourraient faire face.

Une fois que vous avez convaincu l’équipe de gestion de consacrer du temps et des ressources pour commencer le travail terminologique en utilisant les bons arguments, les calculs coûts-avantages et les analyses de retour sur investissement, il est temps de commencer le processus. Dans ce billet de blog, vous comprendrez mieux ce que signifie la gestion terminologique, ce qu’une base terminologique devrait contenir, qui a vraiment un intérêt dans le travail terminologique, comment démarrer le processus et quelles considérations vous devez prendre en compte.

Qu’est-ce que la gestion terminologique ?

La gestion terminologique sert à maintenir et à contrôler la « terminologie de l’entreprise ». C’est le processus de structuration et de collecte de termes spécifiques dans des glossaires ou des bases terminologiques afin que chaque employé puisse accéder à la terminologie correcte. Les bases terminologiques contiennent normalement les termes et les expressions fixes propres à l’entreprise, mais elles peuvent également inclure des termes et des concepts propres à l’industrie.

Quelle est la différence entre un glossaire et une base terminologique ?

Un glossaire est une simple liste contenant des mots et leurs traductions dans d’autres langues, tandis qu’une base terminologique est plutôt une approche structurée et holistique de la gestion terminologique. Une base terminologique est gérée dans un logiciel, et elle contient généralement beaucoup plus d’informations qu’un glossaire, comme les définitions, le sujet, le contexte, la source, les informations grammaticales, etc.

Si l’entreprise décide d’utiliser des glossaires, il pourrait être difficile de garder une vue d’ensemble de son contenu et ils pourraient ne pas être utilisés de manière cohérente. Cependant, si l’entreprise choisit de structurer ses données dans un logiciel de base terminologique, il devient alors possible de les intégrer à d’autres systèmes. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les termes soient effectivement utilisés à chaque fois.

Par exemple, une base terminologique peut être intégrée à un logiciel de traduction où le traducteur verra automatiquement une suggestion pour le terme correct lorsque le système le rencontrera. En même temps, le système automatisé d’assurance qualité du logiciel de traduction avertira le traducteur en cas d’utilisation incohérente de la terminologie du texte traduit. De plus, la maintenance continue de la base terminologique et les mises à jour terminologiques deviendront un processus beaucoup plus simple et fluide, car tout se déroulera à mesure que les gens travailleront dans les systèmes. Pendant la traduction, de nouveaux termes peuvent être suggérés et ensuite envoyés pour approbation avant l’intégration dans le système.

Que devrait contenir une base terminologique ?

Votre base terminologique devrait contenir les mots et les concepts qui doivent être traduits de façon identique à chaque fois. Ceci s’applique entre autres aux mots spécifiques à l’entreprise tels que les noms de produits et les mots spécifiques à l’industrie qui peuvent avoir des traductions différentes selon l’industrie ou le domaine pour lequel ils sont utilisés. Cependant, une base terminologique peut aussi contenir des acronymes, des abréviations, des termes interdits ou des termes qui ne doivent pas être traduits (DNT). De plus, elle peut contenir des mots utilisés dans divers systèmes et interfaces informatiques de sorte qu’un certain bouton est appelé de la même manière dans la documentation technique que dans le système lui-même. Une base terminologique peut également être utilisée pour les mots-clés et les métadescriptions et, le cas échéant, les mots spécifiques utilisés par le groupe cible afin que vous puissiez vous assurer que vous parlez leur langue.

Vous pouvez choisir d’avoir une seule base terminologique combinée pour toute la terminologie de votre entreprise. Vous pouvez ensuite l’utiliser pour indiquer quand et dans quel contexte des termes individuels doivent être utilisés. Votre entreprise peut également choisir de paramétrer plusieurs bases de données terminologiques différentes comme, par exemple, une pour les textes marketing et une pour la documentation technique. Après tout, il n’est pas toujours possible d’utiliser le même terme pour les textes marketing que pour la documentation technique.

Qui peut bénéficier de l’utilisation de la base terminologique ?

Il n’y a pas que les services de documentation technique et leurs rédacteurs techniques qui dépendent de la terminologie pour faire leur travail et livrer un produit professionnel. D’autres départements peuvent également tirer un grand avantage de l’accès à une base terminologique, qui leur permet d’utiliser la bonne terminologie de manière cohérente et d’offrir ainsi un produit professionnel et la meilleure expérience client. Par exemple, les services marketing qui font des brochures, des sites Web, etc., ainsi que les services des ventes qui font des présentations, des offres, du matériel d’apprentissage en ligne, etc. et les services du service à la clientèle qui font des FAQ et répondent aux questions des clients.

La gestion terminologique contribue ainsi à l’optimisation de la communication globale de l’entreprise à travers les départements. De plus, la gestion terminologique a un impact direct sur l’image de marque et l’image de l’entreprise. Il en résulte une expérience client positive lorsque l’entreprise parvient à parler d’une seule voix.

Lorsque les rédacteurs, correcteurs et traducteurs de contenu utilisent des bases terminologiques, c’est le plus souvent en relation avec elles qu’ils utilisent également divers autres systèmes qui les aident à rédiger, gérer et traduire leurs textes. Les bases terminologiques servent donc de source de contenu pour ces systèmes.

Par où commencer ?

Avant de commencer le travail terminologique proprement dit, vous devez tenir compte de certains éléments. Voici quelques-unes des questions que vous devriez vous poser :

• Qui devrait être propriétaire de la base terminologique à l’interne dans l’entreprise ?
• Qui devrait avoir accès à la base terminologique ?
• Quels logiciels devraient être utilisés, devraient-ils être intégrés à d’autres systèmes, nécessitent-ils des investissements, etc. ?
• Existe-t-il des listes qui doivent être intégrées, et/ou des termes doivent-ils être extraits de listes existantes ?
• L’entreprise souhaite-t-elle collaborer avec une agence externe pour la mise en place et la maintenance de la base terminologique ? Si oui, votre agence de traduction actuelle peut-elle vous aider ?
• Qui devrait être autorisé à proposer de nouveaux termes ?
• Qui devrait être en mesure d’apporter des modifications aux termes existants ?
• Qui devrait avoir le pouvoir d’approuver les suggestions de nouveaux termes ?

Lorsque les différents rôles auront été définis, vous pourrez alors procéder à votre plan d’action et lancer le projet. Vous pouvez également mettre en place un flux de travail stable et durable pour votre gestion terminologique et sélectionner les personnes qui en seront responsables au sein de l’agence de traduction et de votre entreprise.

Comment construire votre base terminologique ?

Si vous partez de rien avec votre base terminologique, il est judicieux d’extraire les termes de textes existants afin d’avoir une base sur laquelle vous pouvez vous appuyer. Vous pouvez soit le faire vous-même, soit confier cette tâche à votre agence de traduction. L’extraction de termes à partir de textes existants peut également être effectuée de façon continue dans les cas où une entreprise a besoin de gérer continuellement une grande quantité de nouvelle terminologie (peut-être s’agit-il d’une terminologie qu’elle reçoit de tiers).

Dans d’autres cas, il se peut que votre entreprise ait déjà plusieurs listes que vous souhaitez intégrer dans le logiciel.

Une fois que les listes terminologiques ont été établies et qu’elles ont reçu l’approbation finale de votre entreprise, votre agence de traduction peut se charger de les traduire dans les langues pertinentes et de les intégrer dans la base terminologique avec les informations pertinentes.

Dans les cas où vous/votre entreprise n’avez pas ou ne souhaitez pas avoir une base terminologique centrale, ou si la tâche est d’une nature inhabituelle, l’agence de traduction peut établir une liste de termes qui est uniquement pour cette tâche spécifique. Elle peut être constituée à partir de documents de référence, de textes déjà traduits et de glossaires.

Comment maintenir sa base terminologique ?

L’étape suivante consiste à créer un flux de travail pour déterminer comment la base terminologique doit être continuellement maintenue et étendue. En effet, pour qu’une base terminologique reste viable, il faut que les erreurs soient corrigées, que les termes obsolètes soient supprimés et que de nouveaux termes soient ajoutés. Ce travail se fait de préférence en collaboration entre votre entreprise et votre agence de traduction. Toutefois, il est important que les employés de votre entreprise approuvent la terminologie finale.

Les suggestions de nouveaux termes ainsi que les changements ou suppressions de termes actuels dans la base de données terminologique peuvent provenir à la fois des employés de votre entreprise et de votre agence de traduction.

Lorsque ces éléments proviennent des employés de l’entreprise, ce sont généralement les personnes que l’entreprise a choisies comme étant autorisées à proposer de nouveaux termes.  Il peut s’agir de réviseurs internes qui suggèrent de nouveaux termes ou des modifications de termes existants lors de la vérification des traductions et il peut s’agir d’employés impliqués dans le lancement de nouveaux produits ou services.

Lorsque les suggestions proviennent de l’agence de traduction, il peut s’agir soit d’une extraction de termes à partir de textes existants ou nouvellement traduits, soit de changements suggérés par les traducteurs lors de leur travail sur les textes.

Quelle que soit l’origine de la suggestion, elle doit être transmise et approuvée par les personnes de l’entreprise qui y sont autorisées. S’il est nécessaire de traduire le terme ou la liste terminologique dans d’autres langues, l’agence de traduction s’en chargera et renverra ensuite les termes traduits pour approbation avant leur intégration dans le logiciel de base terminologique. Quel que soit le flux de travail, il est toujours bon d’avoir un processus écrit sur la façon de gérer la liste des termes.

Comment collaborer au mieux avec votre agence de traduction en matière de gestion terminologique ?

La plupart des entreprises choisissent de collaborer avec leur agence de traduction lorsqu’il s’agit de gestion terminologique, et cela varie en fonction de la quantité de travail que les employés de l’entreprise veulent faire eux-mêmes. Dans tous les cas, l’agence de traduction sera impliquée dans le processus si nécessaire. L’agence de traduction a l’habitude de travailler avec la gestion terminologique et dispose d’un bon processus.

En passant, vous pouvez en toute confiance confier cette tâche à votre agence de traduction, car votre base terminologique restera toujours la propriété de votre entreprise. La base terminologique est également spécifique au client et confidentielle, et ne sera donc utilisée que pour les traductions de votre entreprise.

L’agence de traduction dispose des logiciels nécessaires à la création de bases terminologiques, et si vous choisissez de collaborer avec votre agence de traduction en matière de gestion terminologique, le logiciel fera souvent partie de l’ensemble. Chez AdHoc Translations, nous proposons différents systèmes de gestion terminologique. Cela nous permet de nous adapter aux besoins de nos clients. Notre logiciel de terminologie de préférence s’appelle Memsource. Ce logiciel permet également à vos employés de rechercher directement dans la base terminologique via un lien en ligne qui peut, par exemple, être placé sur votre intranet. Ainsi, tous les membres de l’entreprise auront accès à la terminologie. Les personnes qui doivent pouvoir modifier et ajouter des termes auront un accès direct au système.

Si vous songez à lancer un projet de terminologie interne et si vous avez besoin d’ajouter une structure à votre terminologie existante – ou même si vous voulez simplement en savoir plus sur la gestion terminologique – nous serons heureux de vous aider. Vous pouvez nous contacter ici pour plus de détails.

Si vous n’avez pas eu l’occasion de lire la première partie de notre blog sur la gestion terminologique, vous pouvez cliquer ici.