Cómo iniciar el trabajo terminológico

En la parte 1 de nuestra entrada del blog sobre la gestión terminológica describimos las ventajas que ofrece la gestión terminológica para una empresa y las consecuencias que podrían afectar a aquellas empresas que no gestionan su terminología.

Una vez que haya conseguido convencer al equipo directivo (mediante argumentos adecuados, cálculos de coste-beneficio y análisis del ROI) de que dediquen tiempo y recursos para iniciar el trabajo terminológico, habrá llegado la hora de poner en marcha el proceso. Esta entrada del blog le ayudará a comprender mejor qué se entiende por gestión terminológica, qué términos se deben incluir en una base de datos terminológica, quiénes pueden sacar verdadero provecho del trabajo terminológico, cómo iniciar el proceso y qué consideraciones se deben tener en cuenta.

¿Qué es la gestión terminológica?

La gestión terminológica se utiliza para mantener y controlar la «terminología corporativa» de la empresa. Es el proceso de organización y recopilación de términos específicos en glosarios o bases de datos terminológicas para que cada empleado pueda tener acceso a la terminología correcta. Las bases de datos terminológicas suelen contener términos específicos de la empresa y frases fijas, pero también pueden incluir conceptos y términos específicos de un determinado sector.

¿Cuál es la diferencia entre un glosario y una base de datos terminológica?

Un glosario es una simple lista que contiene palabras y la traducción de las mismas a otros idiomas, mientras que una base de datos terminológica es más bien un enfoque estructurado e integral de la gestión terminológica. Una base de datos terminológica se gestiona en un programa de software y suele contener también mucha más información que un glosario, como definiciones, disciplina, contexto, fuente, información gramatical, etc.

Si la empresa decide utilizar glosarios, puede resultar difícil mantener una visión general de su contenido y existe la posibilidad de que no se utilicen de manera uniforme. En cambio, si la empresa decide estructurar sus datos en un programa de software que contenga una base de datos terminológica, será posible integrarlo con otros sistemas. De esta forma, usted puede asegurarse de que los términos realmente se utilicen en cada ocasión.

Por ejemplo, una base de datos terminológica puede integrarse con un software de traducción, en el que el traductor automáticamente verá una sugerencia del término correcto cuando el sistema lo detecte. Al mismo tiempo, el sistema automatizado de control de calidad del software de traducción notificará al traductor si el uso de la terminología en el texto traducido es incoherente. Además, el mantenimiento continuo de la base de datos terminológica y las actualizaciones de la terminología se convertirán en un proceso mucho más sencillo y fluido, ya que esto se realizará al mismo tiempo que las personas están trabajando en los sistemas. Durante la traducción se pueden sugerir nuevos términos que, posteriormente, se enviarán para que sean aprobados antes de ser incorporados al sistema.

¿Qué debe contener una base de datos terminológica?

Su base de datos terminológica debe contener palabras y conceptos que han de traducirse de la misma manera en cada ocasión. Se trata, por ejemplo, de palabras específicas de una empresa, como nombres de productos, y términos especiales dentro de un determinado sector que se pueden traducir de diferentes maneras según el sector o el ámbito en que se utilicen. No obstante, una base de datos terminológica puede contener también acrónimos, abreviaturas, términos prohibidos o términos que no deben traducirse (DNT). Además, puede contener palabras que se usan en diversos sistemas informáticos y sus interfaces para que un determinado botón tenga el mismo nombre en la documentación técnica y en el propio sistema. Una base de datos terminológica también puede utilizarse para palabras clave, metadescripciones y, si procede, palabras específicas utilizadas por el grupo objetivo para que pueda asegurarse de que usted está hablando su idioma.

Usted puede optar por tener una sola base de datos terminológica combinada para toda la terminología de su empresa. Luego puede utilizarla para indicar cuándo y en qué contexto debe usarse cada uno de los términos. Asimismo, su empresa puede optar por configurar varias bases de datos terminológicas diferentes, por ejemplo, una para textos de marketing y otra para documentación técnica. Después de todo, no siempre se da el caso de que el mismo término debe usarse para los textos de marketing y la documentación técnica.

¿A quién puede beneficiar el uso de una base de datos terminológica?

No solo los departamentos de documentación técnica y sus escritores técnicos dependen de la terminología para realizar su trabajo y ofrecer un producto profesional. Otros departamentos también pueden beneficiarse del acceso a una base de datos terminológica, ya que les permite utilizar la terminología correcta de una manera coherente, ofreciendo así un producto profesional para lograr la mejor experiencia del cliente. Por ejemplo, los departamentos de marketing que diseñan folletos, sitios web, etc., así como los departamentos de ventas que preparan presentaciones, ofertas, material de aprendizaje electrónico, etc., y los departamentos de servicio al cliente que redactan las preguntas frecuentes y responden a las preguntas de los clientes.

La gestión terminológica contribuye de este modo a la optimización de las comunicaciones globales a través de los distintos departamentos de la empresa. La gestión terminológica tiene, asimismo, un impacto directo en la marca y la imagen de la empresa, lo que se traduce en una experiencia positiva para el cliente, dado que la empresa consigue articular su mensaje con una voz coherente.

Cuando los redactores de contenido, los traductores y los correctores utilizan bases de datos terminológicas, lo más habitual es que lo hagan utilizando también otros sistemas que les ayudan a escribir, gestionar y traducir sus textos. Así pues, las bases de datos terminológicas actúan como una fuente de contenido para estos sistemas.

Cómo empezar

Antes de iniciar el proceso de gestión terminológica, hay ciertas consideraciones que debe tener en cuenta. Algunas de las preguntas que debe hacerse son las siguientes:

• ¿De quién debe ser propiedad la base de datos terminológica dentro de la empresa?
• ¿Quién debe tener acceso a ella?
• ¿Qué programas de software se deben utilizar? ¿Deben integrarse con otros sistemas? ¿Requieren inversiones?
• ¿Existen ya listas que deben ser integradas o se deben extraer términos de las listas existentes?
• ¿La empresa desea colaborar con una agencia externa para elaborar y mantener la base de datos terminológica? ¿De ser así, puede recibir ayuda de su agencia de traducción actual?
• ¿Quién puede sugerir nuevos términos?
• ¿Quién puede modificar los términos ya existentes?
• ¿Quién cuenta con autorización para aprobar los nuevos términos sugeridos?

Cuando se hayan definido los diversos roles, podrá proceder a poner en marcha el proyecto. También puede establecer un flujo de trabajo estable y sostenible para su gestión terminológica y seleccionar las personas que se encargarán de la misma en la agencia de traducción y dentro de su empresa.

Cómo crear su base de datos terminológica

Si empieza a crear su base de datos terminológica desde cero, lo más lógico es extraer términos de textos existentes para tener un buen punto de partida. Esto es una tarea de la que se puede encargar usted mismo o que puede externalizar a su agencia de traducción. Extraer términos de textos existentes es un proceso que también se puede realizar permanentemente en aquellos casos en los que una empresa necesita gestionar continuamente una gran cantidad de terminología nueva (tal vez sea terminología que recibe de otros).

En otros casos, su empresa quizás ya disponga de diversas listas que desea integrar en el software.

Una vez que se hayan confeccionado las listas de términos y su empresa haya dado su aprobación final, su agencia de traducción puede encargarse de traducirlos a los idiomas pertinentes e integrarlos luego a la base de datos terminológica con la información correspondiente.

En aquellos casos en los que usted o su empresa no tengan o no deseen tener una base de datos terminológica central (o si se trata de una tarea de carácter inusual), la agencia de traducción puede elaborar una lista de términos que será utilizada únicamente para esa tarea específica. Dicha lista se puede crear utilizando material de referencia, textos previamente traducidos y glosarios.

Cómo mantener su base de datos terminológica

El siguiente paso es establecer un flujo de trabajo que permita mantener y ampliar la base de datos terminológica continuamente. Para que una base de datos terminológica pueda seguir siendo útil, es necesario corregir los errores, eliminar términos obsoletos y agregar nuevos términos. La mejor manera de llevar a cabo esta tarea es estableciendo una colaboración entre su empresa y su agencia de traducción. Sin embargo, es importante que los empleados de su empresa aprueben la terminología final.

La iniciativa de proponer nuevos términos, así como de modificar o eliminar términos ya existentes en la base de datos terminológica, puede provenir tanto de los empleados de su empresa como de su agencia de traducción.

Si proviene de los empleados de la empresa, por lo general se tratará de aquellos que han sido seleccionados y autorizados por la empresa para sugerir nuevos términos.  Pueden ser revisores internos que proponen nuevos términos o modificaciones de términos ya existentes al revisar las traducciones, o bien empleados encargados del lanzamiento de nuevos productos o servicios.

Cuando las sugerencias provienen de la agencia de traducción, pueden estar relacionadas con la extracción de términos de textos existentes o recientemente traducidos, o bien puede tratarse de sugerencias de traductores que proponen modificaciones a medida que van traduciendo los textos.

Independientemente de quién haya hecho la sugerencia, esta tiene que ser presentada ante aquellas personas a las que la empresa ha autorizado para aprobarla. Si es necesario traducir el término o la lista de términos a otros idiomas, la agencia de traducción se encargará de ello y posteriormente enviará de vuelta los términos traducidos para que sean aprobados antes de incluirlos en la base de datos terminológica. Independientemente del flujo de trabajo que se elija, siempre es aconsejable contar con un proceso escrito que describa cómo gestionar la lista de términos.

Cómo colaborar de la mejor manera posible con su agencia de traducción en el proceso de gestión terminológica

La mayoría de las empresas deciden colaborar con su agencia de traducción en el proceso de gestión terminológica, y esto varía según la cantidad de trabajo que los empleados de la empresa desean hacer ellos mismos. En todo caso, la agencia de traducción estará involucrada en este proceso cuando sea necesario. La agencia de traducción está familiarizada con la gestión de la terminología y ya cuenta con un buen procedimiento para llevarla a cabo.

Además, puede dejar la tarea a su agencia de traducción con plena confianza, puesto que su base de datos terminológica siempre seguirá siendo propiedad de su empresa. La base de datos terminológica contiene, asimismo, los términos específicos de un cliente y es confidencial, por lo que solo se utilizará para las traducciones de su empresa.

La agencia de traducción dispone del software que debe utilizarse para crear bases de datos terminológicas, y si decide colaborar con su agencia de traducción en el proceso de gestión terminológica, el software estará incluido a menudo en el paquete. En AdHoc Translations ofrecemos varios sistemas de gestión terminológica, lo que nos permite adaptarnos a las necesidades de nuestros clientes. Nuestro software de terminología preferido se llama Memsource. Este software también les permite a sus empleados buscar términos directamente en la base de datos terminológica a través de un enlace en línea que se puede colocar, por ejemplo, en su intranet. De ese modo, todo el personal de la empresa tendrá acceso a la terminología. Aquellas personas que tengan que editar y añadir términos podrán acceder directamente al sistema.

Si está considerando la posibilidad de iniciar un proyecto de terminología dentro de su empresa, necesita estructurar más la terminología de la que ya dispone o incluso si desea obtener más información acerca de la gestión terminológica, estaremos encantados de ayudarle. Contacte con nosotros aquí para más detalles.

Si no tuvo la oportunidad de leer la parte 1 de nuestra entrada del blog sobre la gestión terminológica, puede hacer clic aquí.