Si se toma unos minutos para enviar una descripción detallada de su proyecto al gestor de proyectos de su agencia de traducción, le facilitará la tarea de comunicar las instrucciones correctas a los traductores.
El tiempo que dedique a redactar un buen briefing es tiempo bien invertido que le reportará un resultado beneficioso, ya que le permitirá recibir un producto que está a la altura de sus expectativas y que es adecuado para el propósito previsto.
Pero ¿en qué consiste un buen briefing, y qué elementos debe contener?
Siga los consejos que se detallan a continuación y estará bien encaminado para alcanzar su objetivo.
Si su empresa ha decidido recurrir a los servicios de un único proveedor para todos los proyectos lingüísticos y, por tanto, son muchos los departamentos y empleados que encargan traducciones, puede ser aconsejable elaborar una plantilla que se ha de rellenar y enviar junto con cada encargo. A continuación se muestra un modelo de plantilla.
Envíe información sobre lo siguiente:
1. Tema, propósito y destinatario
- ¿De qué trata el texto?
Al describir el tema del texto con palabras clave, se brinda al gestor de proyectos y al traductor una rápida introducción del texto y de lo que trata el mismo. Ayuda a proporcionar una idea general del texto y a comprender mejor la tarea.
- ¿De qué tipo de texto se trata?
Para que su gestor de proyectos pueda seleccionar al lingüista adecuado para la tarea, debe indicar de qué tipo de texto se trata.
Nuestros lingüistas cuentan con diferentes especialidades. El hecho de que un texto haya sido enviado por una empresa farmacéutica no implica, necesariamente, que se trate de un texto médico. Puede tratarse igualmente de un texto jurídico, de Recursos Humanos o de un texto económico, p. ej. un informe trimestral.
- ¿Cuál es el propósito?
Si indica qué es lo que pretende conseguir con ese texto (vender, informar, generar una acción, etc.), el lingüista estará en una mejor posición para contribuir a ese objetivo desde un punto de vista puramente lingüístico.
Además, es importante saber en qué contexto o en qué medios se desea utilizar el texto: comunicado de prensa, sitio web, publicidad, presentación, etc.
- ¿A quién se dirige el texto?
El hecho de que el texto vaya dirigido al personal de la empresa o al cliente final puede influir en el tono y el estilo en que será redactado. Asimismo, es muy importante para los lingüistas saber si el texto va a ser leído por profesionales o por personas sin conocimientos previos del tema.
Se aconseja también que indique a qué mercado va dirigido, ya que puede tener importancia para la localización lingüística y cultural del texto.
2. Terminología, estilo y tono
- ¿Tiene requisitos en cuanto al uso de ciertas palabras y términos concretos?
Si quiere que ciertos términos y palabras se traduzcan de una determinada manera, debe enviar una lista terminológica con su encargo. Dicha lista puede contener palabras y términos específicos dentro de un sector o industria que usted desea utilizar, pero también puede contener una lista de palabras y términos que se deben evitar.
El mejor resultado se obtiene cuando la lista terminológica se integra con la herramienta de traducción (herramienta TAO) en la base de datos terminológica, para evitar de esa manera que el lingüista omita algún término.
Si usted cuenta con un proveedor fijo, se crearán memorias de traducción y bases de datos terminológicas especialmente reservadas para usted en las que podrá integrar sus listas.
- ¿Tiene requisitos específicos en cuanto al estilo y al tono?
Si tiene algún requisito específico en cuanto al estilo y al tono del texto, es muy importante que lo indique. Puede bastar con indicar simplemente que desea que el texto se escriba en un estilo formal o informal, que esté escrito en un lenguaje claro y sencillo, etc. Si su empresa tiene una política lingüística, estos detalles suelen especificarse en la misma, y usted puede optar por enviar una copia con su encargo.
- ¿Dispone de material de referencia, guías de estilo, etc.?
Si dispone de material de referencia que cree que podría ayudar al lingüista a comprender mejor el tema o a reflejar el estilo y el tono característicos de su empresa, es aconsejable que lo envíe junto con su encargo. Explique por qué lo envía y cómo desea que se utilice.
Muchas empresas han elaborado guías de estilo que refuerzan la imagen de su marca. Si decide enviar una, puede ayudarle a evitar pasar tiempo innecesario realizando cambios de formato sencillos, etc.
- ¿Desea una traducción textual o libre?
Según el tipo de texto o documento del que se trate, usted puede tener diferentes preferencias con respecto a cuánta libertad se le debe conceder al traductor en la nueva versión lingüística.
Ciertos tipos de textos, por ejemplo, se prestan mejor para una traducción muy textual, en la que el traductor sigue al pie de la letra el texto original. Así sucede en el caso de manuales de instrucciones, guías de instalación, documentos jurídicos, etc.
En otros tipos de textos y documentos, el traductor puede tener más libertad para apartarse del texto original con el fin de crear un texto atractivo en el idioma de destino. Así sucede a menudo en el caso de textos para sitios web, folletos, otros textos de marketing, etc.
La adaptación a las expectativas del cliente es en este caso de fundamental importancia y constituye, por consiguiente, la información más importante que le puede suministrar a su gestor de proyectos.
3. Requisitos en cuanto al proceso, la entrega y el formato
- ¿Tiene requisitos específicos con respecto a la entrega y el plazo?
No se olvide de indicar si el proyecto se debe enviar a otra persona que no sea usted una vez finalizado. De esa manera los documentos o el enlace para descargarlos se podrán enviar al destinatario correcto.
Si el plazo de entrega es muy corto, debe informar de esto a su gestor de proyectos lo antes posible —ya sea indicándolo en el texto del asunto del correo, llamando por teléfono, etc.—.
Aunque no fije un plazo determinado para la entrega de su proyecto, nosotros siempre acordamos una fecha de entrega con usted. No obstante, para el gestor de proyectos es una gran ayuda saber si usted es flexible, para poder planificar mejor los proyectos y determinar las prioridades, por ejemplo, en el caso de que su empresa envíe repentinamente un encargo urgente.
- ¿Tiene requisitos especiales en cuanto al proceso?
En realidad es una buena idea informar a su gestor de proyectos del flujo de trabajo que seguirá el proyecto.
Por ejemplo, si tiene pensado realizar una revisión interna una vez que haya recibido la traducción, el traductor o el gestor de proyectos puede añadir comentarios acerca de ciertos detalles a los que el revisor debe prestar especial atención.
Aun en el caso de que piense publicar el documento directamente una vez recibido, es conveniente comunicárselo al gestor de proyectos.
- ¿Hay ciertas cuestiones especiales relacionadas con el diseño y el formato que deben tenerse en cuenta?
Si existen ciertos elementos específicos, como imágenes, etc., que deben tenerse en cuenta, es aconsejable indicar esto antes de que se inicie el proyecto.
Puede tratarse, por ejemplo, de leyendas que usted desea que se traduzcan, restricciones o requisitos en cuanto a la longitud del texto o de las oraciones, etc.
Cuanto mejor informado esté el gestor de proyectos sobre todos los detalles, más posibilidades existen de que reciba un producto final que satisfaga plenamente sus expectativas. Se trata de mantener una buena comunicación y una estrecha colaboración durante todo el proceso, siguiendo de cerca cada paso.
