Eine Erhebung der Gesellschaft für Technische Kommunikation, tekom, unter 1000 ihrer Mitglieder zeigt eindeutig, dass eine Terminologieverwaltung im Unternehmen klare Vorteile mit sich bringt. Eine nicht standardisierte Terminologie kostet Zeit und Geld. Trotzdem entscheidet sich der überwiegende Teil aller Unternehmen dafür, entweder gar nicht oder nur wenig in Terminologiearbeit zu investieren.
Das könnte darauf zurückzuführen sein, dass einige der Vorteile einer systematischen Terminologiearbeit nur schwer messbar sind. Darüber hinaus kann die Aufgabe unüberschaubar wirken. Wo anfangen, und vor allem, wie?
In diesem Blog haben wir einige Beispiele gesammelt, die veranschaulichen, welche Probleme entstehen können, wenn die Terminologieverwaltung im Unternehmen unzureichend ist. Diese Argumente können auch dazu dienen, die Unternehmensführung zu überzeugen, die erforderlichen Ressourcen für Terminologiearbeit zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus erfahren Sie, welche Vorteile eine systematische Terminologiearbeit für Ihr Unternehmen, für Mitarbeiter und für Übersetzer hat.
Welche Herausforderungen können sich aus inkonsistenter oder nicht korrekter Terminologie für Ihr Unternehmen ergeben?
Die Kommunikation wird erschwert, wenn für Dinge oder Begriffe von zentraler Bedeutung für das Unternehmen unterschiedliche Bezeichnungen verwendet werden. Nachstehend einige der Herausforderungen, die sich daraus ergeben können:
- Missverständnisse
Ganz konkret kann es für den Empfänger schwierig sein herauszufinden, was der Sender meint, wenn für die gleiche Sache unterschiedliche Begriffe (Terme) verwendet werden. Laut tekom-Umfrage ist dies häufig der Fall, da 57 % der Befragten angeben, dass Abteilungen und Mitarbeiter regelmäßig oder sehr häufig eine nicht übereinstimmende Terminologie verwenden.*
Eine inkonsistente Terminologie, die zu Missverständnissen führt, bedeutet ebenfalls, dass der Empfänger mehr Zeit darauf verwenden muss, den Text zu lesen und zu verstehen.
- Negativer Eindruck
Wenn ein Unternehmen nicht genau festgelegt hat, wie Dienstleistungen oder Produkte bezeichnet werden, kann es Kunden schwerfallen, ein Vertrauensverhältnis zum Unternehmen aufzubauen. Der Empfänger bekommt einen schlechten Eindruck, was dem Markenimage des Unternehmens schaden und zu geringerem Umsatz oder dem Verlust von Marktanteilen führen kann. Es kann allerdings schwer sein, dies direkt zu quantifizieren.
- Höherer Aufwand der Mitarbeiter
Wenn ein Unternehmen seine Terminologie weder in einer Terminologiedatenbank noch in einem Glossar pflegt, müssen die Mitarbeiter mehr Zeit darauf verwenden, die korrekten Bezeichnungen zu suchen. Gleiches gilt für externe Übersetzer, die ihre Zeit besser für die Ausformulierung der Texte nutzen sollten statt sie mit der Suche nach der korrekten Terminologie zu vergeuden.
Auch das interne Lektorat von Texten kann deutlich zeitaufwendiger werden, wenn die Terminologie systematisch geprüft werden muss.
Terminologie wird häufig zum Gegenstand interner Diskussionen zwischen den Abteilungen, die vermieden werden können, wenn ein für alle Mal festgelegt wird, wie ein Produkt oder eine Sache bezeichnet werden soll.
Welche Vorteile hat eine konsistente Terminologieverwaltung?
Die Verwendung einer konsistenten Terminologie in der gesamten Unternehmenskommunikation bringt klare Vorteile. Zu den wichtigsten gehören:
- Bessere Qualität
Eine einheitliche Kommunikation trägt zu einem positiven Kundenerlebnis bei, stärkt Ihre Marke und schafft Kundenloyalität. Das erfordert Dokumente hoher Qualität, und auch hier spielt die konsistente Terminologie eine zentrale Rolle. In der tekom-Umfrage gaben 84 % der Befragten an, dass der größte Vorteil der Terminologiearbeit eine erheblichen Steigerung der Textqualität sei.* Darauf basieren wiederum viele andere Vorteile, die im Unternehmen Zeit und Geld sparen (nachfolgend mehr hierzu).
- Zeitersparnis und höhere Effizienz
Wenn Terminologie systematisiert wird, können Autoren weit schneller Texte erstellen. Zudem nehmen die Übersetzung und die interne Korrektur weniger Zeit in Anspruch. Dies wird von den Befragten der tekom-Studie bestätigt. Die meisten betonen, dass sie Zeit sparen, wenn die Terminologie festgelegt ist. Wenn es beispielsweise entfällt, auf Rückfragen antworten zu müssen, ist bereits Zeit gespart.
Der gesamte Prozess geht schneller und verkürzt die Time-to-Market.
- Finanzieller Vorteil
Mit einer festgelegten Terminologie sparen Sie bei der gesamten Content-Produktion Geld. Ein wesentlicher Faktor dabei ist, dass die Übersetzungskosten sinken werden. Durchgehend konsistente Ausgangstexte führen schnell zu mehr 100% Matches aus dem Translation Memory, welche weniger kosten als neue Wörter.
Aus der tekom-Umfrage* ist ersichtlich, dass eine jährliche Ersparnis von 30 % erzielt werden kann. Dieser Wert sollte bei Beginn eines neuen Projekts oder eine Investition in neue Technologie mit einbezogen werden.
Eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse der Terminologiearbeit ist unbedingt empfehlenswert. Dieser Artikel (http://www.tcworld.info/e-magazine/content-strategies/article/tekom-study-cost-and-effectiveness-of-terminology-work/) enthält Beispiele dafür, was eine Kosten-Nutzen-Analyse umfassen sollte.
Eine Terminologieverwaltung im Unternehmen ist also mit klaren Vorteilen verbunden. Warum ist es dann so oft ein Problem, die erforderlichen Ressourcen für ein derartiges Projekt bereitzustellen? Eine der Ursachen könnte sein, dass ein Terminologieprojekt wie ein unüberwindbares Hindernis wirken kann. Unser nächster Blogbeitrag, Terminologieverwaltung – Teil 2, enthält einige Ratschläge für den Beginn eines solchen Projekts.
