So könnten Sie mit Terminologiearbeit anfangen

In Teil 1 unseres Blogs zum Thema Terminologieverwaltung beschreiben wir, welche Vorteile eine strategische Terminologieverwaltung für Ihr Unternehmen hat und welche Konsequenzen das Fehlen einer einheitlichen Terminologie haben kann.

Wenn Sie das Management anhand von Argumenten, Kosten-Nutzen-Berechnungen und ROI-Analysen davon überzeugt haben, Zeit und Ressourcen für die Terminologiearbeit zur Verfügung zu stellen, ist es an der Zeit, das Projekt zu starten. In diesem Blog vertiefen wir, was Terminologieverwaltung ist, was eine Datenbank enthalten sollte, wer sich mit der Terminologiearbeit befassen sollte, wie man den Prozess einleitet und welche Überlegungen vorab wichtig sind.

Was ist Terminologieverwaltung?

Terminologieverwaltung ist ein wichtiges Werkzeug, um die Terminologiekonsistenz eines Unternehmens zu gewährleisten. Die gesamte spezifische Terminologie des Unternehmens wird in Glossaren und Datenbanken gesammelt, damit alle Mitarbeiter Zugriff auf die gleiche Terminologie haben. Terminologiedatenbanken enthalten die Fachterminologie des Unternehmens und festgelegte Ausdrucksweisen, aber auch branchenspezifische Fachbegriffe.

Was unterscheidet ein Glossar von einer Terminologiedatenbank?

Ein Glossar ist nichts weiter als eine Liste mit Wörtern und deren Übersetzung in eine andere Sprache, wohingegen eine Terminologiedatenbank strukturierter und ganzheitlicher aufgebaut ist. Eine Terminologiedatenbank wird mittels Software angelegt und gepflegt und enthält oft weit mehr Informationen, wie beispielsweise Definitionen, Kontext, Quellen und grammatische Informationen.

Nutzt ein Unternehmen Glossare, kann es mit der Zeit schwierig werden, den Überblick zu behalten und es besteht eine Tendenz, sie nicht konsequent zu nutzen. Eine Terminologiedatenbank kann mit anderen Systemen, die zur Erstellung von Inhalten verwendet werden, verknüpft werden. Damit ist gewährleistet, dass die Fachbegriffe in jedem Fall verwendet werden.

Eine Terminologiedatenbank kann natürlich auch in ein Übersetzungssystem eingebunden werden, sodass dem Übersetzer automatisch korrekte Begriffe vorgeschlagen werden, sobald diese vom System im Text erkannt werden. Die automatische Qualitätskontrolle, die am Ende der Übersetzung durchgeführt wird, erkennt zudem jede Inkonsistenz und Nichtübereinstimmung mit in der Datenbank hinterlegten Begriffen. Bei der Übersetzung können neue Begriffe vorgeschlagen werden, die zunächst zur Genehmigung weitergeleitet und danach in die Datenbank aufgenommen werden.

Was sollte eine Terminologiedatenbank enthalten?

Eine Terminologiedatenbank sollte alle Wörter und Begriffe enthalten, die in den jeweiligen Sprachen zu verwenden sind. Dies gilt für unternehmensspezifische Begriffe wie Produktnamen und Fachausdrücke, die je nach Branche unterschiedlich verwendet werden. Eine Terminologiedatenbank kann jedoch auch Akronyme, Abkürzungen, „verbotene“ Begriffe sowie nicht zu übersetzende Begriffe enthalten. Auch das Hinzufügen von Softwareoptionen oder Tastenbezeichnungen ist sinnvoll. Die Datenbank eignet sich ebenfalls, um Keywords und Meta-Beschreibungen zu speichern.

Sie können sich für eine einheitliche Terminologiedatenbank für das ganze Unternehmen entscheiden. Daraus sollte ersichtlich sein, wann und in welchem Kontext der einzelne Fachausdruck zu verwenden ist. Mehrere Terminologiedatenbanken sind aber auch möglich, beispielsweise eine für die technische Dokumentation und eine für Marketingtexte. Es kommt durchaus vor, dass für Marketingzwecke nicht die gleiche Terminologie verwendet wird wie für technische Dokumentationen.

Wem nützt eine Terminologiedatenbank?

Nicht technische Redakteure brauchen Terminologie, um professionell arbeiten zu können. Auch andere Abteilungen können vom Zugriff auf eine Terminologiedatenbank profitieren, weil sie dann imstande sind, die korrekte Terminologie zu nutzen und ein professionelles Produkt zu liefern, das letztendlich die Kunden zufriedenstellt. Dies gilt für die Marketingabteilung, die für Broschüren, Websites o. ä. zuständig ist, die Vertriebsabteilung, die Präsentationen, Angebote und E-Learning-Module ausarbeitet, und für den Kundenservice, der häufig gestellte Fragen formuliert und Fragen der Kunden beantwortet.

Die Terminologieverwaltung trägt dazu bei, die Ausarbeitung der globalen Unternehmenskommunikation abteilungsübergreifend zu optimieren. Darüber hinaus hat die Terminologieverwaltung direkte Konsequenzen für das Markenimage des Unternehmens, da es den Kunden ein positives Erlebnis vermittelt, wenn das Unternehmen einheitlich kommuniziert.

Autoren, Redakteure, Lektoren und Übersetzer nutzen die Terminologiedatenbanken überwiegend zusammen mit den jeweiligen Programmen, die sie zur Textverarbeitung nutzen. Die Terminologiedatenbank ist also eine Datenquelle für diese Systeme.

Wie fangen Sie an?

Bevor Sie mit der eigentlichen Terminologiearbeit beginnen, sollten Sie sich einige Fragen stellen. Dazu gehören:

• Wer ist intern im Unternehmen verantwortlich für die Terminologiedatenbank?
• Wer soll Zugriff auf die Datenbank haben?
• Welche Software sollte eingesetzt werden, sollte diese mit anderen Systemen verknüpft werden, erfordert dies Investitionen?
• Gibt es bereits Wortlisten/Glossare, die integriert werden sollen, oder sind Terminologieextraktionen aus bestehenden Texten erforderlich?
• Möchte das Unternehmen bezüglich der Einrichtung und Pflege mit einem externen Partner zusammenarbeiten? Wenn ja, kann Ihr Sprachdienstleister helfen?
• Wer sollte neue Terme vorschlagen können?
• Wer sollte befugt sein, bestehende Terme zu ändern?
• Wer soll neue Begriffe genehmigen?

Erst wenn die verschiedenen Rollen definiert sind, können Sie mit der Umsetzung Ihres Terminologieprojekts beginnen. Zudem ist es dann möglich, einen stabilen, nachhaltigen Prozess für Ihre Terminologieverwaltung einzurichten und die verantwortlichen Personen beim Sprachdienstleister und im Unternehmen zu benennen.

Wie bauen Sie Ihre Terminologiedatenbank auf?

Wenn Sie bei Null anfangen, ist es ein Vorteil, wenn Sie die Aufgabe selbst übernehmen oder Ihr Sprachdienstleister damit beauftragen, Terminologieextraktionen aus bestehenden Texten vorzunehmen, auf deren Grundlage weitergearbeitet werden kann. Terminologieextraktionen aus bestehenden Texten können auch kontinuierlich vorgenommen werden, wenn das Unternehmen ständig mit großen Mengen neuer Terminologie konfrontiert ist, eventuell aus anderen Quellen.

In anderen Fällen verfügt das Unternehmen bereits über Wortlisten/Glossare, die in die Software eingebunden werden müssen.

Wurden die Termlisten erstellt und vom Unternehmen genehmigt, könnte deren Übersetzung in die relevanten Sprachen und die Einbindung in die Terminologiedatenbank Ihrem Sprachdienstleister übertragen werden.

Wenn es keine zentrale Terminologiedatenbank im Unternehmen gibt bzw. dies nicht gewünscht wird oder es gilt, eine besondere Aufgabe zu lösen, kann für diese ein spezielles Glossar erstellt werden. Dies basiert normalerweise auf Referenzmaterial, bereits übersetzten Texten und Glossaren.

Wie pflegen Sie Ihre Terminologiedatenbank?

Der nächste Schritt nach der Einrichtung der Datenbank besteht darin, einen Prozess für die Pflege und die Erweiterung festzulegen. Wenn eine Terminologiedatenbank ein nützliches Werkzeug bleiben soll, müssen Fehler korrigiert, veraltete Begriffe gelöscht und neue Terme hinzugefügt werden. Hier ist eine Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Sprachdienstleister das ideale Szenario. Wichtig ist, dass Mitarbeiter im Unternehmen die letzte Fassung der Terminologie genehmigen.

Vorschläge für neue Terme oder das Löschen alter Terme können von den Mitarbeitern des Unternehmens oder vom Sprachdienstleister gemacht werden.

Vorschläge werden überwiegend von internen Lektoren gemacht, die aufgrund ihrer Korrekturen neue Terme oder eine Änderung bestehender Begriffe vorschlagen. Sie kommen aber auch von Mitarbeitern, die an der Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen arbeiten.

Kommen die Vorschläge vom Sprachdienstleister, ist dies überwiegend auf eine Terminologieextraktion aus übersetzten Texten zurückzuführen oder auf neue Terme, auf die ein Übersetzer während der Arbeit stößt.

Ganz gleich, von wem die Vorschläge stammen: sie müssen weitergegeben und von den Personen im Unternehmen genehmigt werden, die dafür verantwortlich sind. Sollen Fachausdrücke oder Glossare in andere Sprachen übersetzt werden, wird dies vom Übersetzungsbüro übernommen. Danach wird die übersetzte Terminologie zur Genehmigung an das Unternehmen geschickt, bevor eine Einbindung in die Software erfolgt. Ungeachtet des Ablaufs ist es immer eine gute Idee, den Prozess der Terminologiepflege schriftlich zu verankern.

Wie verläuft die Zusammenarbeit mit dem Sprachdienstleister bei der Terminologieverwaltung optimal?

Zahlreiche Unternehmen entscheiden sich bei der Terminologieverwaltung für eine Zusammenarbeit mit ihrem Sprachdienstleister. Wieviel Arbeit vom Unternehmen selbst geleistet wird variiert. Das Übersetzungsbüro kann, wo immer es erforderlich ist, hinzugezogen werden. Hier kennt man sich im Bereich Terminologieverwaltung aus und kennt die Prozesse.

Es entsteht keinerlei Risiko für Sie, wenn Sie die Arbeit Ihrem Sprachdienstleister überlassen, da Ihre Terminologiedatenbank Ihr Eigentum bleibt. Die Datenbank ist zudem kundenspezifisch und eine vertrauliche Datei, die nur für Übersetzungen Ihres Unternehmens verwendet wird.

Das Übersetzungsbüro verfügt über die Software, die erforderlich ist, um Terminologiedatenbanken aufzubauen. Entscheiden Sie sich für eine Zusammenarbeit, so ist die Software ein Teil des Vertrags. Bei Adhoc Translations verfügen wir über verschiedene Systeme zur Terminologieverwaltung, damit wir den Ansprüchen unserer Kunden gerecht werden können. Bevorzugt nutzen wir Memsource. Mit dieser Software haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, über einen Link direkt in der Datenbank zu suchen. Dieser Link kann beispielsweise über das Intranet des Unternehmens den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Dann ist die Datenbank allen Mitarbeitern zugänglich. Mitarbeiter, die Begriffe bearbeiten oder hinzufügen sollen, erhalten spezifische Benutzerrechte.

Überlegen Sie, ein internes Terminologieprojekt durchzuführen, oder soll die bestehende Terminologie strukturiert werden? Oder möchten Sie einfach mehr über Terminologieverwaltung erfahren? Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gern weiter. Weitere Informationen erhalten Sie hier.

Falls Sie den ersten Teil unseres Blogs über Terminologieverwaltung nicht gelesen haben, klicken Sie hier.