Sådan kommer du i gang med terminologiarbejdet
I del 1 af vores blogpost om terminologistyring beskriver vi, hvilke fordele der er forbundet med at have styr på terminologien i virksomheden, samt hvilke konsekvenser det kan have for virksomheden, når der ikke er styr på terminologien.
Når du har fået overbevist ledelsen om at bruge tid og ressourcer på at sætte gang i terminologiarbejdet ved brug af de rette argumenter, cost-benefit-udregninger og ROI-analyser, er det tid til at tage hul på processen. I denne blogpost får du en bedre ide om; hvad terminologistyring er, hvad en termbase bør indeholde, hvem der reelt har andel i terminologiarbejdet, hvordan du får sat gang i processen, og hvilke overvejelser du bør gøre dig.
Hvad er terminologistyring?
Terminologistyring er et vigtigt redskab til at holde styr på en virksomheds ”corporate wording”. Ved terminologistyring struktureres og samles virksomhedens specifikke terminologi i glosarer eller termbaser, så alle medarbejder har adgang til den samme terminologi. Termbaser indeholder normalt virksomhedens egne specifikke termer og faste vendinger, men kan også indeholde branchespecifikke ord og begreber.
Hvad er forskellen på et glosar og en termbase?
Et glosar er en simpel liste med ord og deres oversættelse til andre sprog, hvorimod en termbase er en mere struktureret og holistisk måde at gribe terminologistyringen an på. En termbase håndteres i et software, og desuden indeholder den oftest langt flere informationer såsom definitioner, emne, kontekst, kilde, grammatiske oplysninger m.m.
Hvis virksomheden vælger at benytte sig af glosarer, kan det være svært at bevare overblikket, og der kan være tendens til, at de ikke bliver brugt konsekvent. Hvis virksomheden til gengæld vælger at strukturere dataene i et termbase-software, vil det kunne integrere med andre systemer, og du sikrer dermed, at termerne reelt bliver brugt hver gang.
En termbase kan for eksempel integreres med oversættelsessystemer, hvor oversætteren automatisk vil blive foreslået at bruge den korrekte term, når systemet møder den. Samtidigt vil den automatiske kvalitetskontrol i oversættelsessystemet angive, hvis der er inkonsekvens i terminologien i den oversatte tekst. Derudover bliver den løbende vedligeholdelse af termbasen og opdatering af terminologien langt mere enkel og smidig, da det sker i forbindelse med, at der arbejdes i systemerne. I forbindelse med oversættelsen kan der blive foreslået nye termer, som dernæst sendes til godkendelse, inden de integreres i systemet.
Hvad bør en termbase indeholde?
Din termbase bør indeholde ord og begreber, der skal være ens hver gang, også når de oversættes. Det gælder blandt andet virksomhedsspecifikke ord som produktnavne og branchespecifikke ord, som kan oversættes forskelligt alt efter, hvilken industri eller område, de bruges indenfor. Men en termbase kan også indeholde akronymer, forkortelser, forbudte termer eller termer, som ikke må oversættes. Desuden kan den indeholde ord, som bruges i diverse it-systemer og interfaces, så en knap hedder det samme i den tekniske dokumentation, som den gør i selve systemet. Den kan også bruges til keywords og metabeskrivelser, samt eventuelle specifikke ord, der bruges af målgruppen, så du er sikker på, at du taler deres sprog.
Du kan vælge at have én samlet termbase for din virksomheds terminologi. I den kan du så oplyse, hvornår og i hvilken kontekst den enkelte term skal bruges. Din virksomhed kan også vælge at oprette flere forskellige termbaser som for eksempel en til marketingtekster og en til teknisk dokumentation. Det er nemlig ikke altid, at der skal bruges den samme term i marketingmateriale, som i den tekniske dokumentation.
Hvem kan drage fordel af termbasen?
Det er ikke kun tekniske dokumentationsafdelinger og dens dokumentarister (”technical writers”), som er afhængige af terminologi for at kunne udføre deres arbejde og levere et professionelt produkt. Andre afdelinger i en virksomhed kan også drage stor fordel af at have adgang til en termbase, så de kan bruge den rette terminologi og dermed levere et professionelt produkt og den bedste kundeoplevelse. Det gælder bl.a. marketing, der laver brochurer, hjemmesider osv.; salg, der laver præsentationer, tilbud, e-learning osv.; og kundeservice, der laver FAQs og svarer på spørgsmål fra kunderne.
Terminologistyring er således med til at optimere produktionen af virksomhedens globale kommunikation på tværs af afdelinger. Derudover har terminologistyring en direkte konsekvens for virksomhedens brandimage, da det giver en positiv kundeoplevelse, når virksomheden formår at tale med én stemme.
Når indholdsskribenter, korrekturlæsere og oversættere bruger termbaserne, er det oftest i forbindelse med brug af diverse systemer, der hjælper dem med at skrive, håndtere og oversætte deres tekster. Termbaserne fungerer således som indholdskilde til disse systemer.
Hvordan kommer du igang?
Inden du går i gang med selve terminologiarbejdet, er der visse overvejelser, som du bør gøre dig. Nogle af de spørgsmål, du bør stille dig selv er:
- Hvem skal eje termbasen internt i virksomheden?
- Hvem skal have adgang til termbasen?
- Hvilket software skal bruges, skal det integrere med andre systemer, kræver det investeringer m.m.?
- Er der eksisterende lister, der skal integreres, og/eller skal der laves termudtræk fra eksisterende tekster?
- Ønsker virksomheden at samarbejde med et eksternt bureau om opsætning og vedligeholdelse af termbasen? Hvis ja, kan jeres nuværende oversættelsesbureau hjælpe?
- Hvem skal kunne foreslå nye termer?
- Hvem skal kunne ændre i eksisterende termer?
- Hvem skal kunne godkende forslag til nye termer?
Når de forskellige roller er defineret, kan du gå videre med din handlingsplan og få sat projektet i gang. Desuden kan du få etableret et stabilt og bæredygtigt workflow for din terminologistyring og få udpeget de ansvarlige personer hos både oversættelsesbureauet og virksomheden.
Hvordan opbygger du din termbase?
Hvis du starter fra nul med din termbase, kan du med fordel enten selv stå for, eller få dit oversættelsesbureau til at stå for, at lave termudtræk fra eksisterende tekster, så der etableres et grundlag at bygge videre på. Termudtræk fra eksisterende tekster kan også gennemføres løbende i de tilfælde, hvor virksomheden hele tiden skal forholde sig til store mængder ny terminologi, som de eventuelt modtager fra andre.
I andre tilfælde ligger din virksomheden allerede inde med forskellige lister, som den ønsker at integrere i softwaren.
Når termlisterne er lavet og endeligt godkendt af din virksomhed, kan dit oversættelsesbureau stå for at oversætte dem til de relevante sprog og integrere dem i termbasen med de relevante informationer.
I de tilfælde hvor virksomheden enten ikke har eller ikke ønsker at få en central termbase, eller hvis opgaven er af en særlig karakter, kan der laves en termliste, som bruges for den specifikke opgave. Den kan opbygges på baggrund af referencemateriale, tidligere oversatte tekster og ordlister.
Hvordan vedligeholder du din termbase?
Dernæst skal der etableres et flow for, hvordan termbasen løbende bliver vedligeholdt og udvidet. For at en termbase bliver ved med at leve, er det nødvendigt at fejl rettes, forældede termer slettes, og nye termer tilføjes. Dette arbejde håndteres allerbedst, hvis det foregår som et samarbejde mellem din virksomhed og dit oversættelsesbureau. Men det er vigtigt, at det er personer i virksomheden, som godkender den endelige terminologi.
Forslag til nye termer og ændring eller sletning af aktuelle termer i termbasen kan komme både fra din virksomheds medarbejdere og fra dit oversættelsesbureau.
Når det kommer fra virksomhedens medarbejdere, vil det oftest være fra de personer, som virksomheden har udpeget til at kunne foreslå nye termer. Det kan være interne korrekturlæsere, som foreslår nye termer eller ændring af eksisterende termer i forbindelse med, at de tjekker oversættelserne, og det være medarbejdere, som er involveret i lanceringen af nye produkter eller services.
Når forslagene kommer fra oversættelsesbureauet, kan det enten være i forbindelse med et termudtræk fra eksisterende eller nyoversatte tekster, eller det kan være forslag til ændringer, som oversætterne støder på, mens de arbejder.
Uanset hvem forslaget kommer fra, skal det videre og godkendes af de personer i virksomheden, som har fået den beføjelse. Hvis der er brug for, at termen eller listen med termer bliver oversat til andre sprog, vil oversættelsesbureauet sørge for det og dernæst sende de oversatte termer til godkendelse, inden de bliver integreret i termbase-softwaren. Uanset workflowet, er det altid en god idé at have skrevet processen for vedligeholdelse af termlisten ned på skrift.
Hvordan samarbejder du bedst med dit oversættelsesbureau om terminologistyring?
De fleste virksomheder vælger at samarbejde med deres oversættelsesbureau om terminologistyring, og det er forskelligt, hvor meget af arbejdet virksomheden ønsker at håndtere selv. Uanset dette træder oversættelsesbureauet ind i processen, hvor det er nødvendigt. Oversættelsesbureaet er vant til at arbejde med terminologistyring og har styr på processerne.
Du kan desuden roligt overlade opgaven til dit oversættelsesbureau, da din termbase altid vil forblive din virksomheds ejendom. Termbasen er desuden kundespecifik og fortrolig og vil derfor kun blive brugt på din virksomheds oversættelser.
Oversættelsesbureauet har den software, som skal bruges til at etablere termbaser, og hvis du vælger at samarbejde med dit oversættelsesbureau om terminologistyring, vil softwaren ofte være en del af pakken. Hos Adhoc Translations tilbyder vi flere forskellige systemer til terminologistyring, så vi kan tilpasse os vores kunders behov. Vores foretrukne terminologisoftware er Memsource, som også giver mulighed for, at dine medarbejdere kan søge direkte i termbasen via et online link, som for eksempel kan placeres på jeres intranet. Dermed får alle i virksomheden adgang til terminologien. De personer, som har brug for at kunne redigere og tilføje termer får direkte adgang til systemet.
Hvis du går med overvejelser om at starte et internt terminologiprojekt op, hvis du har brug for at få mere struktur på din eksisterende terminologi, eller hvis du blot har lyst til at høre mere om terminologistyring, står vi klar til at hjælpe dig. Du kan kontakte os her for mere information.
Hvis du ikke fik læst del 1 af vores blogpost om terminologistyring, kan du klikke her.
