Hvis du prioriterer at bruge et par minutter på at sende en uddybende forklaring med din sprogopgave, har projektlederen hos dit oversættelsesbureau bedre mulighed for at give de rigtige instrukser videre til sprogspecialisterne.
Tiden du bruger på at udarbejde en god briefing er givet godt ud i den anden ende. Det er nemlig med til at sikre, at du får et produkt retur, der lever op til dine forventninger, og som egner sig til det formål, den skal bruges.
Men hvad er en god briefing, og hvad bør den indeholde?
Følg nedenstående råd, og du er hjulpet godt på vej.
Hvis din virksomhed har valgt at centralisere sprogopgaverne hos én leverandør, og der derfor er mange afdelinger og medarbejdere, som bestiller oversættelse, kan det være en god idé at udarbejde en skabelon, der skal udfyldes og sendes med ved hver opgave. Se eksempel på en sådan skabelon nedenfor.
Send information om:
1. Emne, formål og modtager
- Hvad er tekstens emne?
Når du oplyser tekstens emne i stikord, får projektlederen og sprogspecialisten en hurtig introduktion til teksten, og hvad den handler om. Det er med til at skabe overblik og give en bedre forståelse for opgaven.
- Hvilken type tekst er der tale om?
For at din projektleder kan vælge den rette sprogspecialist til opgaven, bør du oplyse, hvilken type tekst der er tale om.
Vores sprogspecialister er inddelt efter specialer, og selv om en tekst kommer fra et medicinalfirma, er det ikke nødvendigvis ensbetydende med, at teksten altid er medicinsk. Det kan lige så vel være en juridisk tekst, en HR-tekst eller en økonomisk tekst som for eksempel en kvartalsrapport.
- Hvad er formålet?
Når du oplyser, hvad du ønsker at opnå med teksten (sælge, informere, skabe en handling osv.), har sprogspecialisten bedre forudsætninger for rent sprogligt at understøtte formålet.
Desuden er det værdifuldt at vide, i hvilken kontekst eller på hvilket medie teksten skal bruges: Pressemeddelelse, hjemmeside, reklame, præsentation osv.
- Hvem er modtageren?
Om teksten skal bruges internt i virksomheden eller over for slutkunden kan have betydning for tonen og stilen i teksten. Derudover er det værdifuldt for sprogspecialisterne at vide, om teksten skal læses af fagfolk, eller om den skal kunne forstås af hr. og fru. Jensen.
Oplys også gerne, på hvilket marked teksten skal bruges, da det kan have betydning for den sproglige og kulturelle lokaliseringen af teksten.
2. Terminologi, stil og tone (tone of voice)
- Har du krav til brug af specifikke ord og begreber?
Ønsker du, at specifikke ord og begreber oversættes på en bestemt måde, bør du sende en termliste med din opgave. Listen kan indeholde de branche- og virksomhedsspecifikke ord og begreber, som du ønsker anvendt, men den kan også indeholde en liste over forbudte ord og begreber.
Det bedste resultat opnås, hvis termlisten kan integreres med oversættelsesværktøjet (CAT tool) i termbasen, så du undgår, at sprogspecialisten overser noget.
Hvis du samarbejder med en fast leverandør, vil både oversættelseshukommelser og termbaser være oprettet på den enkelte kunde, og dine lister vil være integreret heri.
- Har du specifikke krav i forhold til stil og tone?
Har du specifikke krav til hvilken stil og tone, teksten skal have, må du meget gerne oplyse dette. Det kan være en simpel oplysning som, at du ønsker en uformel eller en konservativ tone, at du ønsker, at teksten er skrevet i et letforståeligt og simpelt sprog m.m. Hvis din virksomhed har en sprogpolitik, vil det ofte fremgå af den, og du kan vælge at sende den med din opgave.
- Ligger du inde med referencemateriale, styleguides m.m.?
Hvis du ligger inde med referencemateriale, som du mener, at sprogspecialisten kan have glæde af at støtte sig til, for enten at få en større forståelse for emnet eller for at kunne ramme en specifik stil og tone, er det en god idé at sende dette med opgaven. Forklar gerne, hvorfor det er sendt med, og hvad du forventer, at sprogspecialisten skal bruge det til.
Mange virksomheder har udarbejdet styleguides, som understøtter deres brand. Når du vælger at sende den med, kan det i den anden ende spare dig for at bruge unødig tid på at rette simple opsætninger m.m.
- Ønsker du en tekstnær eller en fri oversættelse?
Alt efter, hvilken type tekst eller hvilket dokument, der er tale om, kan du have forskellige ønsker til, hvor fri sprogspecialisten skal være i den nye sprogversion.
Nogle typer tekster egner sig for eksempel bedst til en meget tekstnær oversættelse, hvor sprogspecialisten er 100 % tro mod kildeteksten. Det gælder for instruktionsmanualer, installationsvejledninger, juridiske dokumenter osv.
I andre tekst- og dokumenttyper må sprogspecialisten løsrive sig mere fra kildeteksten for at skabe en god tekst på målsproget. Det gælder ofte for hjemmesidetekster, brochurer, andre marketingtekster osv.
Forventningsafstemning med kunden er i dette tilfælde alfaomega, og det er derfor en af de allervigtigste oplysninger, du kan give din projektleder.
3. Krav til proces, levering og format
- Har du specifikke krav til levering og frist?
Husk at oplyse, hvis opgaven skal leveres til andre end dig, så dokumenterne eller linket til download af dokumenterne bliver sendt til den rette modtager.
Hvis leveringsfristen er meget kort, bør du give din projektleder besked om det så hurtigt som muligt – enten ved at skrive det i emnefeltet i mailen, ved at give et kald o.lign.
Selv om du ikke har en specifik frist for levering af din opgave, aftaler vi altid en leveringsdato. Men for projektlederen er det rart at få at vide, hvis du er fleksibel, så han/hun bedre kan planlægge og prioritere opgaverne, hvis din virksomhed for eksempel pludselig sender en hasteopgave.
- Har du særlige krav til processen?
Det er i bund og grund en god idé at oplyse din projektleder om flowet for opgaven.
Hvis du for eksempel gennemfører en intern korrektur efter modtagelse af opgaven, kan sprogspecialisten eller projektlederen vælge at integrere noter til korrekturlæseren, om ting korrekturlæseren skal være opmærksom på.
Hvis dokumentet derimod skal være klar til direkte publicering efter modtagelse, er det også en fordel at vide for projektlederen.
- Er der særlige forhold i forbindelse med layout og format, der skal tages hensyn til?
Hvis der er særlige elementer, billeder osv. der skal tages hensyn til, må du meget gerne oplyse det fra start.
Det kan for eksempel være billedtekst, som du ønsker oversat, begrænsninger eller krav til tekstens eller sætningernes længde m.m.
Jo bedre projektlederen er informeret om din opgave, jo større er chancen for at få et produkt retur, der rammer plet på dine forventninger. Det handler om god kommunikation, tæt kontakt og nøje opfølgning i hele processen.
