En undersøgelse foretaget af den Internationale Organisation for Teknisk Kommunikation, Tekom, blandt 1000 af sine medlemmer, viser tydeligt, at der er klare fordele forbundet med at have styr på terminologien i din virksomhed. Det koster både tid og penge, når terminologien ikke er standardiseret. Til trods for dette vælger de fleste virksomheder stadig enten slet ikke at investere eller kun at investere mindre beløb i terminologiarbejdet.
Dette kan skyldes, at nogle af fordelene forbundet med konsekvent terminologi kan være svære at måle. Desuden kan det virke som en uoverkommelig opgave, der kan være svær at få taget hul på, eller man kan være i tvivl om, hvordan man skal gribe den an.
I denne blogpost kan du læse nogle af de ting, som kan gå galt, når der ikke er styr på terminologien i din virksomhed. Disse argumenter kan blandt andet bruges til at overbevise ledelsen om at afsætte de nødvendige ressourcer til terminologiarbejdet. Derudover kan du læse, hvilke fordele konsekvent terminologi giver for både virksomhed, medarbejdere og oversættere.
Hvilke udfordringer kan inkonsekvent eller ukorrekt terminologi give for din virksomhed?
Det er ikke god kommunikation, hvis der bliver brugt forskellige termer for ting og begreber, der er centrale for virksomhedens forretning. Nogle af de åbenlyse udfordringer, dette kan give er:
- Misforståelser
Helt konkret kan det være svært for modtageren at vide, hvad afsenderen mener, hvis der bruges forskellige termer for den samme ting. Ifølge Tekom-undersøgelsen sker dette ofte, da hele 57% oplever, at afdelinger og medarbejdere bruger forskellig terminologi enten regelmæssigt eller meget ofte.*
Inkonsekvent terminologi, der skaber misforståelser, gør også, at modtageren skal bruge længere tid på at læse og forstå teksten.
- Kan give et negativt indtryk af afsenderen
Hvis ikke virksomheden har styr på, hvad den kalder sine produkter eller services, kan det være svært for modtageren at opbygge tillid til virksomheden. Det giver modtageren et dårligt indtryk, som kan skade virksomhedens brandimage og føre til lavere omsætning eller tab af markedsandele. Dette kan dog være svært at måle direkte.
- Stjæler tid fra medarbejderne
Når virksomheden ikke har styr på terminologien i en termdatabase eller et glosar, skal medarbejderne bruge ekstra tid på at søge efter de korrekte ord. Det samme gælder for eksterne oversættere, der kan bruge tiden langt bedre på at skabe en god og velskrevet tekst, frem for at bruge tid på at søge efter den rette terminologi.
Derudover skal der bruges mere tid på intern korrektur af tekster, hvis terminologien skal tjekkes ekstra grundigt, og der er meget at rette. Det kan medføre, at det bliver nødvendigt at have flere korrekturrunder.
Terminologi ender samtidig ofte med at blive genstand for interne diskussioner mellem afdelinger, som kunne være undgået, hvis det en gang for alle er besluttet, hvad en ting skal kaldes.
Hvilke fordele giver det, når din virksomhed har styr på terminologien?
Brug af konsekvent terminologi i virksomhedens kommunikation er forbundet med klare fordele, hvoraf de vigtigste er:
- Bedre kvalitet
Klar og succesfuld kommunikation bidrager til at skabe en positiv kundeoplevelse, der samtidig styrker dit brand og skaber loyalitet. Det kræver dokumenter af høj kvalitet og her spiller konsekvent terminologi en stor rolle. Det bekræftes også af hele 84% af de adspurgte i Tekom-undersøgelsen, der understreger, at den væsentligste fordel forbundet med terminologiarbejdet er, at kvaliteten bliver langt bedre.* Det at kvaliteten bliver bedre udløser en perlerække af andre fordele, som sparer virksomheden for både tid og penge (læs mere nedenfor).
- Sparer tid og øger effektiviteten
Når terminologien er struktureret i et system, bliver det langt hurtigere for forfatterne at skrive teksterne, men også hurtigere for oversætterne at lave oversættelsen og for korrekturlæserne at foretage den endelige korrektur. Dette bekræftes også af de adspurgte i Tekom-undersøgelsen, hvor de fleste understreger, at de sparer mere tid, når der er styr på terminologien. Blot sådan en lille ting, som ikke at skulle svare på afklarende spørgsmål er med til at gøre en stor forskel.
Når du sparer tid, sparer du samtidig penge, og dette gør sig især gældende, når du håndterer sprogopgaverne internt. Derudover speeder det processen op, så du får en kortere leveringstid og en hurtigere time-to-market.
- Sparer penge
Du sparer penge i hele fødekæden af din indholdsproduktion, når der er styr på terminologien. En væsentlig faktor er, at det bliver billigere at få oversat materialet. Dette skyldes, at der vil være en højere såkaldt ”matchrate” i oversættelsesværktøjet, hvilket betyder en reduktion i prisen.
En overordnet årlig besparelse på 30% som direkte foranledning af terminologiarbejdet, er de tal, som fremgår af Tekom-undersøgelsen* Dette tal er værd at have for øje, når der skal prioriteres penge til at starte projektet op eller investeres i den nødvendige teknologi.
Det kan anbefales at lave en grundig cost-benefit analyse af terminologiarbejdet. I denne artikel (http://www.tcworld.info/e-magazine/content-strategies/article/tekom-study-cost-and-effectiveness-of-terminology-work/) kan du få inspiration til, hvad denne cost-benefit analyse bør indeholde.
Der er således klare fordele forbundet med at have styr på terminologien i virksomheden, som både gavner virksomhedens image og sparer virksomheden for tid og ressourcer. Men hvorfor er det så stadig så stort et problem at få virksomhederne til at afsætte den nødvendige tid og de nødvendige ressourcer til projektet? En af årsagerne kan være, at det kan virke uoverskueligt at komme i gang med opgaven. I vores næste blogindlæg ”Terminologistyring del 2” får du gode råd til at få sat gang i processen.
