Sådan skaber du den bedste årsrapport – på alle sprog!

Årsrapporten understøtter en virksomheds corporate image og er et af virksomhedens vigtigste marketing- og kommunikationsdokumenter.

Det skyldes ikke mindst målgruppen for rapporten, som tæller personer, der generelt har stor indflydelse på virksomheden og dens fremtid, herunder bestyrelsesmedlemmer, investorer, topledere og pressen. Det er således vigtigt, at årsrapporten fremstår som et topprofessionelt dokument, der er velskrevet og har et klart budskab, uanset hvem der læser rapporten, eller hvilket sprog den læses på.

Dokumentets vigtige karakter gør det til en topprioritet for alle involverede parter, der enten skal forfatte eller oversætte årsrapporten, at være opmærksom på eventuelle faldgruber. Nedenfor kan du læse nogle af de ting, du bør tage højde for, og som kan være med til at sikre, at du opnår den bedste årsrapport på alle sprog.

DET BØR DU TAGE HØJDE FOR, NÅR DU UDARBEJDER OG OVERSÆTTER DIN ÅRSRAPPORT:

1. SØRG FOR EN GOD UDGANGSTEKST

Ud over at være et vigtigt kommunikationsværktøj, både internt og eksternt, er årsrapporten et af de største skrive- og designprodukter, der bliver produceret af kommunikationsafdelingen, og det kræver overblik, tid og planlægning for at komme i mål med et godt produkt, der fremstår klart og kraftfuldt.

Hvis udarbejdelsen af en årsrapport bliver presset for hurtigt igennem, risikerer du, at slutresultatet bliver dårligt. Derfor anbefales det at gå i gang 3-4 måneder før, så der er tid til at få lavet en årsrapport, som modtagerne har lyst til at læse, og som giver et godt indtryk af virksomheden.

I planlægningsfasen kan det desuden være en god idé at sætte tid af til en ekstra revision af dokumentet, inden det sendes til oversættelse.

2. FÅ RAPPORTEN OVERSAT, SÅ DEN KAN LÆSES AF VIGTIGE STAKEHOLDERS

Engelsk er generelt accepteret som det internationale sprog inden for finanssektoren, da de fleste finansielle markeder opererer på engelsk. Det betyder dog ikke, at der udelukkende kommunikeres på engelsk på alle markeder.

Andre sprog, som blandt andet spansk, bliver mere og mere fremtrædende på visse markeder og inden for visse kredse. Det betyder, at det ikke altid er nok at oversætte din årsrapport til engelsk.

Mange børsnoterede virksomheder ønsker at fremlægge deres årsrapport på de sprog, som tales på de markeder, hvor virksomheden opererer. Det er dels for at tage hensyn til virksomhedens ejere, aktionærer og investorer, og dels for at kunne tiltrække nye investorer eller nå ud til andre globale interessenter. Du bør derfor fra start tage stilling til, hvilke sprog årsrapporten skal oversættes til og indberegne tid til dette i tidsplanen.

3. VÆLG EN PROFESSIONEL OVERSÆTTER MED SPECIALE I FINANSIEL OVERSÆTTELSE

Som angivet ovenfor er årsrapporten et af virksomhedens vigtigste dokumenter, og derfor bør der vælges dygtige og professionelle oversættere til opgaven, som kan sørge for, at der opnås et kvalitetsprodukt på målsprogene.

Når du kontakter dit oversættelsesbureau, sørger det for at udvælge det helt rigtige team af oversættere til din opgave. Der vil være tale om oversættere, som har indgående kendskab til den finansielle sektor, og som kender terminologien, jargonen og de relevante regler, krav og standarder, som gælder inden for branchen. Hos AdHoc Translations garanterer vi desuden, at alle oversættere har minimum 5 års erfaring med at oversætte årsrapporter, så de er godt garvet i at håndtere opgaven professionelt, og ved præcist, hvad de skal tage højde for.

4. ANGIV PÅ HVILKE MARKEDER ÅRSRAPPORTEN SKAL BRUGES, SÅ TAL OG VÆRDIER BLIVER ANGIVET KORREKT

Mens alle er klar over, at det er vigtigt at bruge den rette terminologi, når en finansiel tekst oversættes til andre sprog, kan der være tendens til at glemme at have fokus på tal og værdier. Det er dog en stor fejl, da disse kan variere meget fra sprog til sprog, og det kan have alvorlige konsekvenser, hvis de angives forkert på målsproget.

Især tegnsætningen i tal og værdier kan skabe forvirring. Som eksempel kan et tal som ”tusind” skrives ”1000”, ”1,000”, ”1 000” eller ”1.000” afhængig af sproget. En professionel oversætter forstår at tage højde for disse meget subtile forskelle.

Hvis du ønsker at komme ud over problemet ved at skrive tallene med bogstaver, er dette ikke altid den bedste løsning, da disse også kan variere fra sprog til sprog. Som eksempel er tallet 1.000.000.000.000 en trillion i USA, en milliard i Storbritannien, mille milliards på fransk og en millón de millones på spansk.

Det er derfor ikke nok blot at angive, hvilke sprog årsrapporten skal oversættes til. Du bør desuden huske at oplyse, på hvilke markeder årsregnskabet skal bruges. Måske ønsker du, at dit årsregnskab både skal laves i en engelsk version, der henvender sig til det britiske marked, og en engelsk version, der henvender sig det amerikanske marked osv.

5. MEDSEND FORKORTELSER OG SPECIFIKKE BETEGNELSER SOM BRUGES AF VIRKSOMHEDEN

Selv om oversætteren er vant til at oversætte finansielle tekster og årsregnskaber, er der altid terminologi, som vil være specifik for din virksomhed. Det kan derfor anbefales, at du vedhæfter eventuelle termlister eller glosarer, når du sender din tekst til oversættelse. Hermed sikrer du, at også din virksomheds specifikke terminologi og forkortelser bliver anvendt og oversat korrekt.

Det er desuden en klar fordel at anvende den samme oversætter fra gang til gang, som derved vil få et indgående kendskab til din virksomhed og dennes stil og tone. Herudover vil dine oversættelser altid blive gemt i din virksomheds oversættelseshukommelse (translation memory) i vores oversættelsessystem. På den måde kan tidligere oversættelser genbruges, og oversætterne får adgang til at søge i selve oversættelseshukommelsen samt tilknyttede termbaser, så der altid opnås den højeste kvalitet.

6. ADVISÉR BUREAUET I GOD TID

Hastighed og evnen til at levere hurtigt er et vigtigt parameter, når virksomheder skal have oversat deres årsrapporter. Det kræver en partner, som sidder klar til at prioritere opgaven og sørger for omgående håndtering. For at facilitere dette er det en god idé at advisere bureauet i god tid, så det er klar over, hvornår opgaven kommer og kan sørge for, at det faste team sidder klar til at håndtere opgaven med det samme så der aldrig bliver gået på kompromis med kvaliteten.

Hos AdHoc Translations har vi i 30 år hjulpen et hav af kunder med at oversætte deres finansielle og økonomiske tekster lige fra årsrapporter (herunder årsregnskab, resultatopgørelse, balance, ledelsesberetning og ledelsespåtegning) til revisionspåtegninger, børsmeddelelser samt finansielle rapporter og markedsanalyser. Kontakt os, hvis du er interesseret i at høre mere, eller hvis du ønsker et uforpligtende tilbud på din opgave.